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Kreditorenbuchungen einrichten

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Einführung

JustOn Billing & Invoice Management kann Buchhaltungsdaten für Gutschriften im Gutschriftverfahren schreiben – eine spezielle Art von Gutschrift, die vom Kunden ausgestellt wird und die Rechnung des eigentlichen Lieferanten ersetzt. Gutschriften im Gutschriftverfahren stellen Verbindlichkeiten gegenüber einem Kreditor dar, weshalb die erzeugten Buchungen als Kreditorenbuchungen oder Verbindlichkeitenbuchungen bezeichnet werden.

Dieser Anwendungsfall zielt auf Gutschriften gemäß § 14 (2) UStG und sieht die Übertragung der Buchungsdaten an DATEV vor.

Erzeugung von Buchhaltungsdaten: Grundprinzipien

Grundsätzlich folgt JustOn Billing & Invoice Management bei der Erzeugung von Buchhaltungsdaten den folgenden Grundsätzen:

  • Buchungen werden nach Beleg getrennt (d.h. Rechnungen für Umsatz- oder Aufwandsbuchungen).
  • Buchungen für Umsätze und passive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Debitorenkonto als Gegenkonto.

  • Buchungen für Aufwände und aktive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Kreditorenkonto als Gegenkonto.

    Die Verrechnung von Aufwänden mit Umsätzen ist ausdrücklich ausgeschlossen ("Verrechnungsverbot" nach § 246 (2) HGB).

  • Stornierungen werden durch Generalumkehr durchgeführt.

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Überblick

JustOn Billing & Invoice Management steuert die Erzeugung von Buchungsdaten über dedizierte Konfigurationen auf Rechnungen, Rechnungspositionsebene, Sachkonto-Einstellungen und globale Einstellungen. Die wichtigsten Einstellungen zur Abdeckung von Kreditorenbuchungen umfassen die Rechnungsklasse Credit und den Rechnungstyp Purchased Service.

Dies sind die mindestens erforderlichen Einstellungen (unter der Annahme einer Buchung auf "Bezogene Leistungen 19% Vorsteuer" für DATEV SKR 04):

Objekt Feld Wert
Global Settings Create Bookkeeping Data true
Assignment Rules - G/L Account G/L Account 5906
Invoice Class Credit
Invoice Type Purchased Service
Tax Rule DE_19
Business Entity Name der Geschäftseinheit
Assignment Rules - G/L Account G/L Account 5908
Invoice Class Credit
Invoice Type Purchased Service
Tax Rule DE_7
Business Entity Name der Geschäftseinheit
Collective Account Booking Account 1406
Tax Rule DE_19
Type Pre-Tax
Collective Account Booking Account 1401
Tax Rule DE_7
Type Pre-Tax
Account |
Rechnung		 ON_CreditorNo|
CreditorNo		 Kreditorenkontonummer
Rechnung Invoice Class Credit
Invoice Type Purchased Service
Rechnungsposition Unit Price negativer Wert

Die Aktivierung der Buchhaltungsdatenerzeugung für Gutschriften und Vorsteuern umfasst in der Regel die folgenden Konfigurationsschritte:

Details

Buchungsdaten-Erzeugung aktivieren

Um die Erzeugung von Buchhaltungsdaten global zu aktivieren, muss die Funktion in den globalen Einstellungen aktiviert werden.

  1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.
  4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Create Bookkeeping Data.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Nach der Aktivierung werden die Buchhaltungsdaten beim Finalisieren der Rechnung automatisch generiert.

Info

Nach der Erzeugung können die Buchungsvorschläge nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Bei Fehlern können Sie jedoch Buchungsvorschläge für Rechnungen neu generieren.

Buchungskonten einrichten

Um die korrekte Buchungskonto-Zuordnung zu gewährleisten, erzeugen Sie dedizierte Sachkonto-Zuordnungsregeln und Sammelkonto-Einstellungen.

Die Buchung von Gutschriften und Vorsteuern kann die folgenden Buchungskonten erfordern:

Kontoname Kontonummer
SKR 04		 Konfiguration
Bezogene Leistungen 19% Vorsteuer 5906 Sachkonto
Abziehbare Vorsteuer 19% 1406 Sammelkonto
Bezogene Leistungen 7% Vorsteuer 5908 Sachkonto
Abziehbare Vorsteuer 7% 1401 Sammelkonto
Aktive Rechnungsabgrenzung 1900 Sammelkonto
Kreditor 70000 Kreditorennummer

Beachten Sie, dass die Buchungskontonummern je nach Buchhaltungssystem abweichen können.

  1. Erzeugen Sie Assignment Rules - G/L Account-Einstellungen zur Buchung der Gutschrift.

    Um die minimalen Anwendungsfälle für bezogene Leistungen mit 19% USt und für bezogene Leistungen mit 7% USt abzudecken, benötigen Sie mindestens die folgenden Einstellungen:

    Name G/L Account Invoice Class Invoice Type Tax Rule
    Bezogene Leistungen 19% 5906 Credit Purchased Service DE_19
    Bezogene Leistungen 7% 5908 Credit Purchased Service DE_7

    Abhängig von Ihren Anforderungen müssen Ihre Assignment Rules - G/L Account-Einstellungen möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

    Beachten Sie, dass wenn Sie mehrere Sachkonto-Zuordnungsregeln verwenden, die gleichen Felder in allen Regeln gefüllt (oder leer) sein müssen. Im Fall von mehrdeutigen Regelsätzen wird die Zuordnung zufällig.

    Einzelheiten finden Sie unter Sachkonto konfigurieren.

  2. Erzeugen Sie Sammelkonto-Einstellungen für die Steuerbuchungen.

    Um die beschriebenen Anwendungsfälle abzudecken, benötigen Sie mindestens die folgenden Einstellungen:

    Name Booking Account Tax Rule Type
    Vorsteuer 19% 1406 DE_19 Pre-Tax
    Vorsteuer 7% 1401 DE_7 Pre-Tax

    Abhängig von Ihren Anforderungen müssen Ihre Sammelkonto-Einstellungen möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

    Einzelheiten finden Sie unter Sammelkonten konfigurieren.

  3. Optional: Erzeugen Sie eine Sammelkonto-Einstellung für Buchungen der aktiven Rechnungsabgrenzung.

    Sie können Umsatzanerkennungsregeln verwenden, um Aufwendungen auf zukünftige Buchungsperioden zu verteilen. Dazu benötigen Sie mindestens diese Einstellung:

    Name Booking Account Business Partner Account Type
    Aktive Rechnungsabgrenzung 1900 70000 Deferred Expense

    Abhängig von Ihren Anforderungen muss Ihre Sammelkonto-Einstellung möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

  4. Richten Sie die Kreditorenkontonummer ein.

    Abhängig von Ihren Anforderungen unterscheidet sich die Art und Weise, wie die Kreditorenkontonummer definiert wird:

    Für kundenspezifische Kreditorennummern verwenden Sie das Account-Feld ON_CreditorNo.

    1. Navigieren Sie zur Feldliste des Account-Objekts.

    2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name Datentyp Beschreibung Beispielwerte
      ON_CreditorNo Text (255)
      oder
      Formel      		 Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden. 70000
      AnotherField__c

    Um Sammelkreditoren (oder Kreditorengruppen) zu unterstützen, verwenden Sie das Rechnungs-Feld CreditorNo.

    Die Verwendung einer Sammelkreditorennummer über das Rechnungs-Feld CreditorNo erfordert keine Sammelkonto-Einstellung. Stattdessen legen Sie einfach die gewünschte Buchungskontonummer fest, die in den Buchungsvorschlag übertragen werden soll.

    1. Navigieren Sie zur Feldliste des Rechnungsobjekts (ONB2__Invoice__c).

    2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name Datentyp Beschreibung Beispielwerte
      CreditorNo Text (255)
      oder
      Formel      		 Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden. 70000
      AnotherField__c

    Wenn das Feld als Text konfiguriert ist, können Sie den ON-Feld-Mechanismus verwenden, um es mit Werten aus Rechnungsquellobjekten zu füllen. Beachten Sie jedoch, dass wenn das Feld als Formel konfiguriert ist, der ON-Feld-Mechanismus den Wert CreditorNo nicht überschreibt.

    Info

    Bei der Erzeugung von Buchungsvorschlägen hat das Rechnungsfeld CreditorNo Vorrang vor dem Account-Feld ON_CreditorNo. Wenn das Rechnungsfeld CreditorNo leer ist oder nicht existiert, verwendet JustOn Billing & Invoice Management das Account-Feld ON_CreditorNo, um Gegenbuchungskonto im Buchungsvorschlag zu setzen.

Erforderliche Rechnungsinformationen vorbereiten

Die Erzeugung einer Gutschrift im Gutschriftverfahren wird durch zwei Einstellungen gesteuert:

Rechnungsfeld Erforderlicher Wert Hinweise
Class Credit Wird gesetzt, wenn die Gesamtsumme einen negativen Betrag ergibt.
Type Purchased Service Wird über ON_Type auf dem Rechnungsquellobjekt gesetzt.

Die Aktivierung der Erzeugung von Gutschriften im Gutschriftverfahren umfasst mindestens:

  • Setzen des Feldes ON_Type auf dem Rechnungsquellobjekt
  • Aktivierung negativer Preise auf Rechnungspositionen

Einzelheiten zur Konfiguration der Erzeugung von Gutschriften im Gutschriftverfahren finden Sie unter Enabling Self-Billing Credits EN.