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Vorbereitende Buchhaltung für DATEV

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Einführung

Dieser Artikel beschreibt, wie JustOn Billing & Invoice Management Sie unterstützen kann, Buchhaltungsdaten für Rechnungen vorzubereiten, wenn Sie Ihre Buchführung in DATEV machen.

JustOn Billing & Invoice Management kann Buchungsvorschläge für Rechnungen und Rechnungspositionen erzeugen und an DATEV übergeben. Die konkrete Konfiguration hängt davon ab, welchen Typ von Buchungskonten Sie in DATEV verwenden und wie Sie die Daten übertragen wollen.

Erzeugung von Buchhaltungsdaten: Grundprinzipien

Grundsätzlich folgt JustOn Billing & Invoice Management bei der Erzeugung von Buchhaltungsdaten den folgenden Grundsätzen:

  • Buchungen werden nach Beleg getrennt (d.h. Rechnungen für Umsatz- oder Aufwandsbuchungen).
  • Buchungen für Umsätze und passive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Debitorenkonto als Gegenkonto.

  • Buchungen für Aufwände und aktive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Kreditorenkonto als Gegenkonto.

    Die Verrechnung von Aufwänden mit Umsätzen ist ausdrücklich ausgeschlossen ("Verrechnungsverbot" nach § 246 (2) HGB).

  • Stornierungen werden durch Generalumkehr durchgeführt.

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Optionen für die Datenübertragung

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt zwei Methoden zur Übertragung von Buchhaltungsdaten an DATEV:

Methode Beschreibung Zielsystem
JustOn Connector for DATEV Direkte Integration zur Übertragung von Buchungsdaten an DATEV Unternehmen online DATEV Unternehmen online
CSV Export Export in das DATEV-CSV-Format (EXTF) zum manuellen Import DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

Info

Für die Buchung von Rechnungsdaten ist der JustOn Connector für DATEV die empfohlene Option, da er eine nahtlose, automatisierte Datenübertragung ermöglicht.

Für die Buchung von Zahlungsdaten oder Kontostammdaten ist der CSV-Export die einzige Option.

Weitere Informationen finden Sie unter DATEV Support.

Vorgehensweisen bei der Buchung

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt zwei grundlegende Ansätze zur Erzeugung von Buchungsdaten, abhängig von der Art der in DATEV konfigurierten Buchungskonten:

Verwendung von Automatikkonten

DATEV-Automatikkonten sind Sachkonten, die so konfiguriert sind, dass sie Steuern automatisch auf Basis des Bruttobetrags berechnen und buchen. Bei Verwendung von Automatikkonten erzeugt JustOn Billing & Invoice Management einen Buchungsvorschlag, der sowohl den Nettoumsatz als auch die Steuer enthält.

Merkmale:
  • Einzelne Buchung: Debitor an Erlöse (Bruttobetrag inklusive Steuer)
  • DATEV berechnet die Steuer automatisch und bucht sie auf das entsprechende Steuerkonto
  • Erfordert Zielkonten, bei denen die AM-Funktion (Automatische Mehrwertsteuer) in DATEV aktiviert ist
Notwendige Konfiguration:
  • Globale Einstellungen Create Bookkeeping Data und Enable Accounting in Gross Values aktiviert
  • G/L Accounts für Umsatzbuchungen – die jeweiligen Zielkonten in DATEV müssen die AM-Funktion aktiviert haben
  • Debitornummern entweder im Account-Feld ON_DebtorNo oder im Rechnungsfeld DebtorNo
Erwartete Buchungssätze:
Soll Haben Buchungssatz Betrag
Debitor Erlöse Debitor → Erlöse (brutto) Bruttobetrag (Netto + Steuer)
Erzeugte Buchungsvorschläge:
Betrag Soll/
Haben-
Kennzeichen		 Buchungskonto Gegenbuchungskonto Brutto Typ
Bruttobetrag (Netto + Steuer) H Erlöse (brutto) Debitor Revenue

Detaillierte Konfigurationsschritte finden Sie unter Enabling Gross Value Bookings.

Verwendung von Standardkonten

Bei Standardkonten (ohne AM-Funktion) erzeugt JustOn Billing & Invoice Management separate Buchungsvorschläge für den Nettoumsatz und den Steuerbetrag. Dieser Ansatz bietet mehr Kontrolle über den Buchungsprozess und ist erforderlich, wenn Konten verwendet werden, die keine automatische Steuerberechnung unterstützen.

Merkmale:
  • Separate Buchungen: Debitor an Erlöse (netto) und Debitor an Steuern
  • Für die korrekte Steuerbuchung können Steuerschlüssel konfiguriert werden
  • Funktioniert mit jedem Zielkonto in DATEV, unabhängig von der AM-Funktion (Automatische Mehrwertsteuer)
Notwendige Konfiguration:
  • Globale Einstellung Create Bookkeeping Data aktiviert
  • G/L Account für Umsatzbuchungen
  • Collective Account für Steuerbuchungen
  • Debitornummern entweder im Account-Feld ON_DebtorNo oder im Rechnungsfeld DebtorNo
  • Optional Buchungscodes (BuCode) zur Steuerung der DATEV-spezifischen Steuerverarbeitung
Erwartete Buchungssätze:
Soll Haben Buchungssatz Betrag
Debitor Erlöse Debitor → Erlöse (netto) Nettobetrag
Debitor Steuern Debitor → Steuern Steuerbetrag
Erzeugte Buchungsvorschläge:
Betrag Soll/
Haben-
Kennzeichen		 Buchungskonto Gegenbuchungskonto Brutto Typ
Nettobetrag H Erlöse (netto) Debitor Revenue
Steuerbetrag H Steuern Debitor Tax

Detaillierte Konfigurationsschritte finden Sie z.B. unter Buchung von SaaS-Umsätzen oder Monatliche passive Rechnungsabgrenzung.

Auswahl der richtigen Vorgehensweise

Die Wahl zwischen Automatikkonten und Standardkonten hängt von Ihrer DATEV-Konfiguration und Ihren geschäftlichen Anforderungen ab:

Kriterium Automatikkonten Standardkonten
Steuerberechnung in DATEV in JustOn
Buchungen pro Rechnungsposition Eine (brutto) Zwei (netto + Steuer)
Anforderung an das Zielkonto AM-Funktion erforderlich Beliebiges Konto
Steuerkennzeichen-Konfiguration Nicht erforderlich Erforderlich
Komplexität Geringer Höher
Flexibilität Geringer Höher
Empfehlungen:
  • Verwenden Sie Automatikkonten, wenn Ihr DATEV-Kontenplan mit AM-Funktionskonten konfiguriert ist und Sie einen einfacheren Ansatz mit weniger Buchungen bevorzugen.
  • Verwenden Sie Standardkonten, wenn Sie mehr Kontrolle über Steuerbuchungen benötigen, mit mehreren Steuersätzen arbeiten oder Ihr Kontenplan keine Konten mit AM-Funktion enthält.

Weiterführende Informationen

Erzeugung der Buchungsdaten:
Datenübertragung:
Konfiguration der Buchungskonten:
Anwendungsfälle: