Buchungen für Dauerrechnungen einrichten

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Einführung

Dieser Artikel beschreibt, wie die Generierung von Buchhaltungsdaten zu konfigurieren ist, wenn Ihr Unternehmen mit JustOn Billing & Invoice Management Dauerrechnungen abbildet.

Dieser Anwendungsfall zielt auf § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) ab und sieht die Übertragung der Buchungsdaten an DATEV vor.

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Überblick

Um in JustOn Billing & Invoice Management Dauerrechnungen zu erzeugen, kombinieren Sie Umsatzanerkennungsregeln Dauerrechnung Monat oder Dauerrechnung Quartal mit den leistungszeitraumbasierten Zahlplantypen Service Month bzw. Service Quarter, um zeitlich abgestimmte Zahlungen anzufordern.

Die Einstellungen unterscheiden sich je nach dem verwendeten Ratenzahlungsintervall.

Details

Szenariobeschreibung

Angenommen, Sie vermieten Maschinen – in der Regel auf Jahresbasis. Nun mietet ein Kunde eine Maschine für weniger als ein Jahr, vom 10.10.2025 bis zum 20.06.2026. Aus diesem Grund gilt ein Abrechnungsfaktor < 0, wodurch sich der Preis reduziert. Sie stellen am 21.07.2025 eine Rechnung mit einer Rechnungsposition aus, die die Kosten für den gesamten Leistungszeitraum umfasst.

Sie vereinbaren eine Aufteilung der Zahlungen in gleiche Monats- oder Quartalsraten.

Erforderliche Konfiguration

JustOn Billing & Invoice Management steuert die Erzeugung von Buchungsdaten über dedizierte Konfigurationen auf Rechnungspositionsebene, Sachkonto-Einstellungen, Sammelkonto-Einstellungen und globale Einstellungen. Die Erzeugung der Buchhaltungsdaten für Dauerrechnungen erfordert deshalb die folgenden Konfigurationsschritte:

• Aktivierung der Zahlplanerzeugung
• Aktivierung der Buchungsvorschlag-Erzeugung
• Aktivierung der Buchungskonto-Zuordnung
• Festlegung der relevanten Umsatzanerkennungsregel
• Anpassung der PDF-Vorlagen-Anzeige

Zahlplanerzeugung einrichten

Dieser Anwendungsfall geht davon aus, dass Sie leistungszeitraumbasierte Zahlpläne mit Service Month bzw. Service Quarter erzeugen. Die Einstellungen unterscheiden sich je nach dem verwendeten Ratenzahlungsintervall.

Buchungsdaten-Erzeugung aktivieren

Um die Erzeugung von Buchhaltungsdaten global zu aktivieren, muss die Funktion in den globalen Einstellungen aktiviert werden.

1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.
4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Create Bookkeeping Data.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   Nach der Aktivierung werden die Buchhaltungsdaten beim Finalisieren der Rechnung automatisch generiert.

Buchungskonten einrichten

Um die korrekte Buchungskonto-Zuordnung zu gewährleisten, erzeugen Sie dedizierte Sachkonto-Zuordnungsregeln und Sammelkonto-Einstellungen.

Die Buchung von Umsätzen und Steuern einschließlich passiver Rechnungsabgrenzung gemäß dem beschriebenen Anwendungsfall erfordert die folgenden Buchungskonten:

Beachten Sie, dass die Buchungskontonummern je nach Buchhaltungssystem abweichen können.

1. Erzeugen Sie eine Assignment Rules - G/L Account-Einstellung zur Buchung des Umsatzes.

   Um den Anwendungsfall für Umsätze mit 19% USt abzudecken, benötigen Sie die folgende Einstellung:

   Name	G/L Account	Tax Code	Business Entity
   Erlöse 19% USt	4400	DE_19	Name der Geschäftseinheit

   Einzelheiten finden Sie unter Sachkonto konfigurieren.

2. Erzeugen Sie eine Sammelkonto-Einstellung für die Steuerbuchungen.

   Um den beschriebenen Anwendungsfall abzudecken, benötigen Sie die folgende Einstellung:

   Name	Booking Account	Tax Code	Type
   Umsatzsteuer 19%	3806	DE_19	Tax

   Abhängig von Ihren Anforderungen muss Ihre Sammelkonto-Einstellung möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

   Einzelheiten finden Sie unter Sammelkonten konfigurieren.

3. Erzeugen Sie eine Sammelkonto-Einstellung für die Buchungen der passiven Rechnungsabgrenzung.

   Um den beschriebenen Anwendungsfall abzudecken, benötigen Sie mindestens diese Einstellung:

   Name	Booking Account	Business Partner Account	Type
   Abgrenzung	3900	Debitorennummer 10000	Deferred Revenue

   Debitorennummer des Kontos für passive Rechnungsabgrenzung

   Standardmäßig füllt JustOn Billing & Invoice Management das Feld Gegenbuchungskonto in Buchungsvorschlägen für passive Rechnungsabgrenzung mit dem Wert des Feldes Business Partner Account des entsprechenden Sammelkonto-Datensatzes in den benutzerdefinierten Einstellungen. Ihr Anwendungsfall kann jedoch erfordern, stattdessen den Wert des benutzerdefinierten Feldes ON_DebtorNo auf dem Account zu verwenden. Um dieses Szenario zu unterstützen, aktivieren Sie die entsprechende globale Einstellung Use Debtor No for Deferred Revenue.

   1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.
   2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.
   3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.
   4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Use Debtor No for Deferred Revenue.
   5. Klicken Sie auf Speichern.

   Abhängig von Ihren Anforderungen muss Ihre Sammelkonto-Einstellung möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

   Einzelheiten finden Sie unter Sammelkonten konfigurieren.

4. Richten Sie die Debitorenkontonummer ein.

   Abhängig von Ihren Anforderungen unterscheidet sich die Art und Weise, wie die Debitorenkontonummer definiert wird:

   Kundenspezifische DebitorennummerDebitorengruppen

   Für kundenspezifische Debitorennummern verwenden Sie das Account-Feld ON_DebtorNo.

   1. Navigieren Sie zur Feldliste des Account-Objekts.

   2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name	Datentyp	Beschreibung	Beispielwerte
      ON_DebtorNo	Text (255) oder Formel	Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden.	10000 AnotherField__c

   Um Sammeldebitoren (oder Debitorengruppen) zu unterstützen, verwenden Sie das Rechnungs-Feld DebtorNo.

   Die Verwendung einer Sammeldebitorennummer über das Rechnungs-Feld DebtorNo erfordert keine Sammelkonto-Einstellung. Stattdessen legen Sie einfach die gewünschte Buchungskontonummer fest, die in den Buchungsvorschlag übertragen werden soll.

   1. Navigieren Sie zur Feldliste des Rechnungsobjekts (ONB2__Invoice__c).

   2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name	Datentyp	Beschreibung	Beispielwerte
      DebtorNo	Text (255) oder Formel	Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden.	10000 AnotherField__c

   Wenn das Feld als Text konfiguriert ist, können Sie den ON-Feld-Mechanismus verwenden, um es mit Werten aus Rechnungsquellobjekten zu füllen. Beachten Sie jedoch, dass wenn das Feld als Formel konfiguriert ist, der ON-Feld-Mechanismus den Wert DebtorNo nicht überschreibt.

   Info

   Bei der Erzeugung von Buchungsvorschlägen hat das Rechnungsfeld DebtorNo Vorrang vor dem Account-Feld ON_DebtorNo. Wenn das Rechnungsfeld DebtorNo leer ist oder nicht existiert, verwendet JustOn Billing & Invoice Management das Account-Feld ON_DebtorNo, um Gegenbuchungskonto im Buchungsvorschlag zu setzen.

Umsatzanerkennungsregel festlegen

JustOn Billing & Invoice Management schreibt Buchungen für passive Rechnungsabgrenzung entsprechend der Umsatzanerkennungsregel, die im Rechnungspositions-Feld Umsatzanerkennungsregel festgelegt ist.

Der ON-Feld-Mechanismus ist eine wahrscheinliche Option, um die Umsatzanerkennungsregel automatisch auf der Rechnungsposition anzugeben, wenn Rechnungen generiert werden. Alternativ können Sie Salesforce-Flows oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden.

Um den ON-Feld-Mechanismus zu nutzen, legen Sie das Feld ON_RecognitionRule auf dem Rechnungspositions-Quellobjekt fest:

1. Navigieren Sie zur Feldliste des entsprechenden Objekts.

2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

   Die Einstellungen unterscheiden sich je nach dem verwendeten Ratenzahlungsintervall:

   Rechnung mit monatlichen RatenRechnung mit vierteljährlichen Raten

   API-Name	Datentyp	Beschreibung	Wert
   ON_RecognitionRule	Text (255) Formel (Text) Auswahlliste	Gibt die anzuwendende Umsatzanerkennungsregel an, die bei der Rechnungserzeugung auf die Rechnungsposition kopiert wird.	Permanent Month

   API-Name	Datentyp	Beschreibung	Wert
   ON_RecognitionRule	Text (255) Formel (Text) Auswahlliste	Gibt die anzuwendende Umsatzanerkennungsregel an, die bei der Rechnungserzeugung auf die Rechnungsposition kopiert wird.	Permanent Quarter

PDF-Vorlagen-Anzeige anpassen

Passen Sie die entsprechende Rechnungsvorlage so an, dass die erzeugte PDF-Datei die Rechnung ausdrücklich als Dauerrechnung kennzeichnet.

1. Fügen Sie einen Text, der die Rechnung ausdrücklich als Dauerrechnung kennzeichnet, in ein geeignetes Textfeld ein, vorzugsweise Info Right oder Text 3.

   Klicken Sie auf neben dem Feld Info Right oder Text 3 und geben Sie diesen Text ein:

   Dauerrechnung nach § 14 UStG
   

Erzeugte Buchungsvorschläge

Nach entsprechender Konfiguration erzeugt JustOn Billing & Invoice Management die folgenden Buchungsvorschläge, die den beschriebenen Anwendungsfall abdecken: