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Umsatzbuchungen für SaaS-Unternehmen einrichten

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Einführung

Dieser Artikel beschreibt, wie die Generierung von Buchhaltungsdaten für Rechnungen zu konfigurieren ist, die typischerweise in SaaS-Unternehmen ausgestellt werden – d.h. für Softwarelizenzen oder andere elektronische Dienstleistungen, die in einem Abo-Modell angeboten werden.

Erzeugung von Buchhaltungsdaten: Grundprinzipien

Grundsätzlich folgt JustOn Billing & Invoice Management bei der Erzeugung von Buchhaltungsdaten den folgenden Grundsätzen:

  • Buchungen werden nach Beleg getrennt (d.h. Rechnungen für Umsatz- oder Aufwandsbuchungen).
  • Buchungen für Umsätze und passive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Debitorenkonto als Gegenkonto.

  • Buchungen für Aufwände und aktive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Kreditorenkonto als Gegenkonto.

    Die Verrechnung von Aufwänden mit Umsätzen ist ausdrücklich ausgeschlossen ("Verrechnungsverbot" nach § 246 (2) HGB).

  • Stornierungen werden durch Generalumkehr durchgeführt.

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Überblick

JustOn Billing & Invoice Management steuert die Erzeugung von Buchungsdaten über dedizierte Konfigurationen auf Rechnungspositionsebene, Sachkonto-Einstellungen, Sammelkonto-Einstellungen und globale Einstellungen. Die wichtigste Einstellung für den vorliegenden Anwendungsfall ist die Umsatzanerkennungsregel Buchungsmonat auf der Rechnungsposition, die bewirkt, dass die Software mehrere Umsatzbuchungsvorschläge erzeugt, die gleichmäßig über die Kalendermonate (d.h. Ihre Buchungsperioden) des Leistungszeitraums der Rechnungsposition verteilt werden.

Die folgenden Einstellungen sind erforderlich (für DATEV SKR 04):

Objekt Feld Wert
Global Settings Create Bookkeeping Data true
Assignment Rules - G/L Account G/L Account 4400
Tax Code DE_19
Business Entity Name der Geschäftseinheit
Collective Account Booking Account 3806
Tax Code DE_19
Type Tax
Collective Account Booking Account 3900
Type Deferred Revenue
Account |
Rechnung		 ON_DebtorNo|
DebtorNo		 Debitorenkontonummer
Rechnungsposition Recognition Rule Booking Month
Taxation Rule End of Service Period

Details

Szenariobeschreibung

Eine Rechnung für eine abo-basierte Dienstleistung könnte typischerweise wie folgt aussehen:

Titel Beginn Leistungszeitraum Ende Leistungszeitraum Steuersatz Rechnungsbetrag (netto)
Dienstleistung 01.04.2024 31.03.2025 19% 1200,00
Summe (netto) 1200,00
MwSt. 228,00
Gesamtsumme 1428,00

Bedingungen

Gebühren für die Nutzung elektronischer Dienstleistungen im Abo-Modell werden in der Regel für ein Jahr im Voraus bezahlt, aber der Umsatz wird während des Leistungszeitraums anteilig pro Monat gebucht. Zur Veranschaulichung dieses Ansatzes gehen wir daher von folgenden Bedingungen aus:

  • Leistungszeitraum: ein Jahr
  • Vollständige Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums
  • Getrennte Buchungen für den Nettoumsatz und die Umsatzsteuer
  • Passive Rechnungsabgrenzung auf monatlicher Basis
  • Steuerentstehung am Ende des Leistungszeitraums, aber Fälligkeit mit der erwarteten Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums

Buchungskonten

Die Buchungen sollen auf den folgenden Konten erfolgen:

Kontoname Kontonummer
SKR 04		 Konfigurationstyp Buchungsvorschlag-Zielfeld
Erlöse 19% USt 4400 Sachkonto Buchungskonto
Umsatzsteuer 19% 3806 Sammelkonto Buchungskonto
Passive Rechnungsabgrenzung 3900 Sammelkonto Buchungskonto
Debitor 10000 Debitorennummer Gegenbuchungskonto

Erwartete Buchungssätze

Im ersten Monat des Leistungszeitraums (04/2024) wird der vollständige Betrag (1428,00) zunächst vom Debitorenkonto verteilt auf:

  • Erlöse 19% USt – 100,00
  • Umsatzsteuer 19% – 228,00
  • Passive Rechnungsabgrenzung – 1100,00
Buchung Soll Haben Buchungssatz Betrag
1 10000 4400 Debitor → Erlöse 19% USt 100,00
2 10000 3806 Debitor → Umsatzsteuer 19% 228,00
3 10000 3900 Debitor → Passive Rechnungsabgrenzung 1100,00

In den folgenden Monaten (05/2024 – 03/2025) werden die Abgrenzungen aufgelöst und als Umsatz in dem Zeitraum verbucht, auf den sie sich beziehen:

Buchung Soll Haben Buchungssatz Betrag
4..14 3900 4400 Passive Rechnungsabgrenzung → Erlöse 19% USt 100,00

Erforderliche Konfiguration

JustOn Billing & Invoice Management steuert die Erzeugung von Buchungsdaten über dedizierte Konfigurationen auf Rechnungspositionsebene, Sachkonto-Einstellungen, Sammelkonto-Einstellungen und globale Einstellungen. Die Erzeugung der Buchhaltungsdaten für den beschriebenen Anwendungsfall erfordert deshalb die folgenden Konfigurationsschritte:

Darüber hinaus kann es für Ihre Buchhaltung optional erforderlich sein, Buchungstexte zu konfigurieren, Kostenstellen oder Profit-Center zuzuordnen oder Kostenträger festzulegen.

Buchungsdaten-Erzeugung aktivieren

Um die Erzeugung von Buchhaltungsdaten global zu aktivieren, muss die Funktion in den globalen Einstellungen aktiviert werden.

  1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.
  4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Create Bookkeeping Data.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Nach der Aktivierung werden die Buchhaltungsdaten beim Finalisieren der Rechnung automatisch generiert.

Info

Nach der Erzeugung können die Buchungsvorschläge nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Bei Fehlern können Sie jedoch Buchungsvorschläge für Rechnungen neu generieren.

Buchungskonten einrichten

Um die korrekte Buchungskonto-Zuordnung zu gewährleisten, erzeugen Sie dedizierte Sachkonto-Zuordnungsregeln und Sammelkonto-Einstellungen.

Die Buchung von Umsätzen und Steuern einschließlich passiver Rechnungsabgrenzung gemäß dem beschriebenen Anwendungsfall erfordert die folgenden Buchungskonten:

Kontoname Kontonummer
SKR 04		 Konfigurationstyp Buchungsvorschlag-Zielfeld
Erlöse 19% USt 4400 Sachkonto Buchungskonto
Umsatzsteuer 19% 3806 Sammelkonto Buchungskonto
Passive Rechnungsabgrenzung 3900 Sammelkonto Buchungskonto
Debitor 10000 Debitorennummer Gegenbuchungskonto

Beachten Sie, dass die Buchungskontonummern je nach Buchhaltungssystem abweichen können.

  1. Erzeugen Sie eine Assignment Rules - G/L Account-Einstellung zur Buchung des Umsatzes.

    Um den Anwendungsfall für Umsätze mit 19% USt abzudecken, benötigen Sie die folgende Einstellung:

    Name G/L Account Tax Code Business Entity
    Erlöse 19% USt 4400 DE_19 Name der Geschäftseinheit

    Einzelheiten finden Sie unter Sachkonto konfigurieren.

  2. Erzeugen Sie eine Sammelkonto-Einstellung für die Steuerbuchungen.

    Um den beschriebenen Anwendungsfall abzudecken, benötigen Sie die folgende Einstellung:

    Name Booking Account Tax Code Type
    Umsatzsteuer 19% 3806 DE_19 Tax

    Abhängig von Ihren Anforderungen muss Ihre Sammelkonto-Einstellung möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

    Einzelheiten finden Sie unter Sammelkonten konfigurieren.

  3. Erzeugen Sie eine Sammelkonto-Einstellung für die Buchungen der passiven Rechnungsabgrenzung.

    Um den beschriebenen Anwendungsfall abzudecken, benötigen Sie mindestens diese Einstellung:

    Name Booking Account Business Partner Account Type
    Abgrenzung 3900 Debitorennummer Deferred Revenue
    Debitorennummer des Kontos für passive Rechnungsabgrenzung

    Standardmäßig füllt JustOn Billing & Invoice Management das Feld Gegenbuchungskonto in Buchungsvorschlägen für passive Rechnungsabgrenzung mit dem Wert des Feldes Business Partner Account des entsprechenden Sammelkonto-Datensatzes in den benutzerdefinierten Einstellungen. Ihr Anwendungsfall kann jedoch erfordern, stattdessen den Wert des benutzerdefinierten Feldes ON_DebtorNo auf dem Account zu verwenden. Um dieses Szenario zu unterstützen, aktivieren Sie die entsprechende globale Einstellung Use Debtor No for Deferred Revenue.

    1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.

      In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

      In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.

    3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.
    4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Use Debtor No for Deferred Revenue.
    5. Klicken Sie auf Speichern.

    Abhängig von Ihren Anforderungen muss Ihre Sammelkonto-Einstellung möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

    Einzelheiten finden Sie unter Sammelkonten konfigurieren.

  4. Richten Sie die Debitorenkontonummer ein.

    Abhängig von Ihren Anforderungen unterscheidet sich die Art und Weise, wie die Debitorenkontonummer definiert wird:

    Für kundenspezifische Debitorennummern verwenden Sie das Account-Feld ON_DebtorNo.

    1. Navigieren Sie zur Feldliste des Account-Objekts.

    2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name Datentyp Beschreibung Beispielwerte
      ON_DebtorNo Text (255)
      oder
      Formel      		 Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden. 10000
      AnotherField__c

    Um Sammeldebitoren (oder Debitorengruppen) zu unterstützen, verwenden Sie das Rechnungs-Feld DebtorNo.

    Die Verwendung einer Sammeldebitorennummer über das Rechnungs-Feld DebtorNo erfordert keine Sammelkonto-Einstellung. Stattdessen legen Sie einfach die gewünschte Buchungskontonummer fest, die in den Buchungsvorschlag übertragen werden soll.

    1. Navigieren Sie zur Feldliste des Rechnungsobjekts (ONB2__Invoice__c).

    2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name Datentyp Beschreibung Beispielwerte
      DebtorNo Text (255)
      oder
      Formel      		 Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden. 10000
      AnotherField__c

    Wenn das Feld als Text konfiguriert ist, können Sie den ON-Feld-Mechanismus verwenden, um es mit Werten aus Rechnungsquellobjekten zu füllen. Beachten Sie jedoch, dass wenn das Feld als Formel konfiguriert ist, der ON-Feld-Mechanismus den Wert DebtorNo nicht überschreibt.

    Info

    Bei der Erzeugung von Buchungsvorschlägen hat das Rechnungsfeld DebtorNo Vorrang vor dem Account-Feld ON_DebtorNo. Wenn das Rechnungsfeld DebtorNo leer ist oder nicht existiert, verwendet JustOn Billing & Invoice Management das Account-Feld ON_DebtorNo, um Gegenbuchungskonto im Buchungsvorschlag zu setzen.

Umsatzanerkennungsregel festlegen

JustOn Billing & Invoice Management schreibt Buchungen für passive Rechnungsabgrenzung entsprechend der Umsatzanerkennungsregel, die im Rechnungspositions-Feld Umsatzanerkennungsregel festgelegt ist.

Der ON-Feld-Mechanismus ist eine wahrscheinliche Option, um die Umsatzanerkennungsregel automatisch auf der Rechnungsposition anzugeben, wenn Rechnungen generiert werden. Alternativ können Sie Salesforce-Flows oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden.

Um den ON-Feld-Mechanismus zu nutzen, legen Sie das Feld ON_RecognitionRule auf dem Rechnungspositions-Quellobjekt fest:

  1. Navigieren Sie zur Feldliste des entsprechenden Objekts.

  2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

    API-Name Datentyp Beschreibung Wert
    ON_RecognitionRule Text (255)
    Formel (Text)
    Auswahlliste    		 Gibt die anzuwendende Umsatzanerkennungsregel an, die bei der Rechnungserzeugung auf die Rechnungsposition kopiert wird. Booking Month

    Hilfe zum Erzeugen von Feldern finden Sie unter Objektfelder verwalten.

Steueranwendungsregel festlegen

Steueranwendungsregeln bestimmen, wie Rechnungspositionen zu verarbeiten sind, die sich über mehrere zeitbasierte Steuerregeln erstrecken. Für SaaS-Unternehmen wenden Sie typischerweise den Steuersatz an, der am Ende des Leistungszeitraums gültig ist, unabhängig von Steuersatzänderungen während des Leistungszeitraums. Aus diesem Grund geht dieser Anwendungsfall von der Steueranwendungsregel Ende Leistungszeitraum aus.

Info

Grundsätzlich bestimmt der Zeitpunkt der Steuerentstehung, welche Steueranwendungsregel anzuwenden ist. Dies kann von der Art des Produkts oder der Dienstleistung abhängen, die Sie in Rechnung stellen. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um die geeignete Vorgehensweise für Ihr Unternehmen zu bestimmen.

JustOn Billing & Invoice Management wendet die Steueranwendungsregel an, die im Rechnungspositions-Feld Steueranwendungsregel festgelegt ist.

Der ON-Feld-Mechanismus ist eine wahrscheinliche Option, um die Steueranwendungsregel automatisch auf der Rechnungsposition anzugeben, wenn Rechnungen generiert werden. Alternativ können Sie Salesforce-Flows oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden.

Um den ON-Feld-Mechanismus zu nutzen, legen Sie das Feld ON_TaxationRule auf dem Rechnungspositions-Quellobjekt fest:

  1. Navigieren Sie zur Feldliste des entsprechenden Objekts.

  2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

    API-Name Datentyp Beschreibung Wert
    ON_TaxationRule Text (255)
    Formel (Text)
    Auswahlliste    		 Gibt die anzuwendende Steueranwendungsregel an, die bei der Rechnungserzeugung auf die Rechnungsposition kopiert wird. End of Service Period

    Hilfe zum Erzeugen von Feldern finden Sie unter Objektfelder verwalten.

Erzeugte Buchungsvorschläge

Nach entsprechender Konfiguration erzeugt JustOn Billing & Invoice Management die folgenden Buchungsvorschläge, die den beschriebenen Anwendungsfall abdecken:

Erster Monat des Leistungszeitraums (04/2024)
# Buchungsperiode Betrag Soll/Haben-Kennzeichen Buchungskonto Gegenbuchungskonto Typ
1 04/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
2 228,00 H 3806 10000 Steuer
3 1100,00 H 3900 10000 PRAP
Folgemonate (05/2024 – 03/2025), Umbuchung der passiven Rechnungsabgrenzung
# Buchungsperiode Betrag Soll/Haben-Kennzeichen Buchungskonto Gegenbuchungskonto Typ
4 05/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
5 -100,00 S 3900 10000 PRAP
6 06/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
7 -100,00 S 3900 10000 PRAP
8 07/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
9 -100,00 S 3900 10000 PRAP
10 08/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
11 -100,00 S 3900 10000 PRAP
12 09/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
13 -100,00 S 3900 10000 PRAP
14 10/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
15 -100,00 S 3900 10000 PRAP
16 11/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
17 -100,00 S 3900 10000 PRAP
18 12/2024 100,00 H 4400 10000 Umsatz
19 -100,00 S 3900 10000 PRAP
20 01/2025 100,00 H 4400 10000 Umsatz
21 -100,00 S 3900 10000 PRAP
22 02/2025 100,00 H 4400 10000 Umsatz
23 -100,00 S 3900 10000 PRAP
24 03/2025 100,00 H 4400 10000 Umsatz
25 -100,00 S 3900 10000 PRAP