NF203 - Guide de conformité

Ce document résume les directives à suivre pour utiliser JustOn Billing & Invoice Management de manière conforme à la norme NF203. De plus, il expose des concepts importants pour bien comprendre JustOn Billing & Invoice Management.

Configuration nécessaire

1. Installer JustOn Billing & Invoice Management.

   Pour plus de détails, voir Installing JustOn Billing & Invoice Management EN.

2. Déployer le paquet de JustOn Configurator "Compliance France".

   Pour plus de détails, voir Compliance France EN.

3. Configurer la table de ventilation des taxes pour afficher les montants nets et bruts en fonction des taxes sur les documents PDF des factures, comme requis pour la France.

   Pour plus de détails, voir Displaying Tax Breakdown Table EN.

4. Activer l'affichage des certificats sur les documents PDF des factures.

   Pour plus de détails, voir Defining Displayed Certifications EN.

5. Activer la génération de données comptables pour les factures d'acompte.

   Sélectionner le paramètre général Create Bookkeeping Data for Deposit.

   Pour plus de détails, voir Enabling Bookkeeping Data Generation EN.

6. Définir la réinitialisation annuelle pour la tranche de numéros de factures.

   Dans le compteur concerné (Default si pas configuré autrement), définir le champ Reset sur YEARLY.

   Pour plus de détails, voir Counters and Number Ranges EN.

7. Définir un texte expliquant les délais et les pénalités de paiement sur les documents PDF des factures, comme requis pour la France.

   Pour plus de détails, voir Editing Standard Text Blocks EN.

8. Ajouter les valeurs de la liste de sélection pour les formes juridiques des entreprises en France au champ du compte Forme juridique.

   Les valeurs doivent comprendre :

   • EI
   • EURL
   • SARL
   • SA
   • SASU
   • SNC
   • Scop
   • SCA
   • SCS

   Pour plus de détails, voir Modifying Picklist Values EN.

Préparer les archives fiscales

La norme NF203 exige que les opérateurs permettent un contrôle des comptes. Cela implique que toutes les données pertinentes soient archivées et que les auditeurs soient habilités à vérifier les données.

Informations pertinentes

Les données à archiver comprennent toutes les données qui constituent la base des données comptables dans les systèmes comptables.

Le cadre diffère selon que les opérateurs créent ou non des écritures comptables à l'aide de JustOn Billing & Invoice Management :

Méthode opérationnelle	Enregistrements de source pour les données comptables
Sans écritures ni périodes comptables	factures (avec les données de compte) lignes de facture soldes (type Payment)
En utilisant les écritures et les périodes comptables dans JustOn	écritures comptables (types Revenue, Contra Account, Deferred, Tax, Payment) factures (avec les données de compte) lignes de facture soldes (type Payment)

Créer des archives fiscales

Il y a deux méthodes pour collecter et sauvegarder les enregistrements sources des données comptables.

Méthode 1

1. Créer un rapport des données comptables.

   Le rapport doit inclure toutes les données sources (écritures comptables, factures, lignes de facture, soldes) pour les données comptables dans les systèmes comptables. Si nécessaire, inclure aussi les données de source pour les factures, comme les commandes, les contrats, etc.

   Pour plus de détails, voir Rapports | Aide de Salesforce.

2. Exporter le rapport.

   Pour plus de détails, voir Exportation d'un rapport | Aide de Salesforce.

3. Sauvegarder les fichiers exportés dans un emplacement sécurisé à votre convenance.

Méthode 2

1. Exporter les factures.

   Pour plus de détails, voir Exporter des factures.

2. Exporter les écritures comptables.

   Pour plus de détails, voir Exporter des écritures comptables.

3. Créer un rapport qui inclue les soldes pertinents, et exporter le rapport.

   Pour plus de détails, voir Rapports | Aide de Salesforce et Exportation d'un rapport | Aide de Salesforce.

4. Sauvegarder les fichiers exportés dans un emplacement sécurisé à votre convenance.

Faciliter l'accès pour les auditeurs

Autoriser les auditeurs à afficher les données significatives pour la comptabilité dans Salesforce.

1. Créez un jeu d'autorisations spécifique pour l'audit.

   Le jeu d'autorisations doit permettre l'accès en lecture aux enregistrements relatifs à la comptabilité, notamment les écritures comptables, les factures, les lignes de facture, les soldes, etc.

   Pour plus de détails, voir Ensembles d'autorisations | Aide de Salesforce.

2. Créer un profil spécifique à attribuer aux utilisateurs qui effectuent l'audit.

   Pour attribuer aux utilisateurs des autorisations en lecture, il convient de commencer par le profil standard Accès minimal (en tant que profil avec le moins de privilèges), et d'attribuer ensuite le jeu d'autorisations spécifique créé précédemment.

   Pour plus de détails, voir Profils | Aide de Salesforce.

3. Créer un utilisateur pour l'audit et lui attribuer le profil d'audit créé précédemment.

   Cela permet d'accorder aux utilisateurs l'accès en lecture nécessaire pour les audits.

   Pour plus de détails, voir Ajout d'un utilisateur unique | Aide de Salesforce.