action.skip

Erste Schritte

Voraussetzungen

Um Daten über "JustOn Connector for DATEV" an DATEV übertragen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

(1) Digitale Buchungsbelege
(2) Mandant in DATEV Unternehmen online
(3) Lizenz für Rechnungsdatenservice 1.0
(4) DATEV-Authentifizierungsmedium
(5) Belegtypen-Einrichtung

(1) Digitale Buchungsbelege

Sie haben digitale Buchungsbelege aus angebundenen Salesforce-Anwendungen, z.B. aus JustOn Billing & Invoice Management oder einer eigenen Integration.

(2) Mandant in DATEV Unternehmen online

Ihr:e Steuerberater:in arbeitet mit DATEV-Software und legt Sie als Mandant in DATEV Unternehmen online an – dorthin werden Ihre Daten übertragen.

Hinweis

Der Mandantenbestand muss mit der Bearbeitungsform "Erweitert" angelegt sein. Anderenfalls ist die Datenerfassung nach Wirtschaftsjahren nicht möglich.

Informationen zum Ändern der Bearbeitungsform finden Sie unter Bearbeitungsform ändern.

(3) Lizenz für Rechnungsdatenservice 1.0

Sie haben eine Lizenz für Rechnungsdatenservice 1.0, eine webbasierte Schnittstelle für den digitalen Datenaustausch mit DATEV Unternehmen online.

(4) DATEV-Authentifizierungsmedium

Sie besitzen ein DATEV-Authentifizierungsmedium, also entweder

DATEV SmartLogin

DATEV SmartLogin ist eine auf Ihrem Smartphone installierte DATEV-App. Die App gibt es für iOS oder Android. Alle Infos zum DATEV SmartLogin finden Sie unter Erste Schritte DATEV SmartLogin. Mit der App lesen Sie über Ihr Smartphone zur Authentifizierung einen QR-Code vom Bildschirm ein und geben den Zugriff mit einem Passwort frei.

Die App können Sie frei herunterladen. Zur Freischaltung erhalten Sie für die Nutzung der App zwei Codes von DATEV, einen per E-Mail und einen per Post. Diese Codes tragen Sie einmalig in der App ein.

oder

DATEV mIDentity Stick

DATEV mIDentity Stick ist ein USB-Stick mit einer eingelegten Zugangsberechtigungskarte, der DATEV SmartCard. Der USB-Stick muss in den USB-Port Ihres Rechners gesteckt werden. Die SmartCard erfordert die Eingabe eines Passwortes. Um die SmartCard zu nutzen müssen Sie einmalig ein Sicherheitsprogramm von DATEV herunterladen und und auf ihrem PC installieren.

Die DATEV SmartCard funktioniert nur unter dem Betriebssystem Windows.

Info

Den Vertrag zur Nutzung von Rechnungsdatenservice 1.0 sowie die entsprechenden Authentifizierungsmedien können Sie über Ihre:n Steuerberater:in bestellen und einrichten lassen. Hilfe dazu finden Sie unter DATEV Unternehmen online - Erste Schritte und Einsatzvoraussetzungen.

(5) Belegtypen-Einrichtung

Generell kann JustOn Connector for DATEV Belege der Typen Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Kasse erzeugen. Die von Ihnen benutzten Belegtypen müssen in DATEV Unternehmen online korrekt eingerichtet sein:

  1. Aktivieren Sie unter Einstellungen > Belegtypen > Verwalten die von Ihnen benutzten Belegtypen.

    dco_datev_ledger

  2. Legen Sie unter Einstellungen > Rechnungsordner für die aktivierten Belegtypen die erforderlichen Zielordner an.

    dco_datev_folder

Installation

Um "JustOn Connector for DATEV" zu nutzen, installieren Sie die Anwendung zunächst über den Salesforce AppExchange.

Hinweis

Installieren Sie "JustOn Connector for DATEV" ausschließlich mit der Option "Installation nur für Administratoren" in einer Produktionsorganisation (siehe JustOn Connector for DATEV installieren).

Einrichtung

Sie können in "JustOn Connector for DATEV" mit drei verschiedenen Berechtigungsprofilen arbeiten:

  • Lesender Nutzer: Die Benutzer:innen können Belege und Datenübertragungen ansehen.
  • Nutzer mit Schreibrecht: Die Benutzer:innen können Belege aus anderen Salesforce-Anwendungen an JustOn Connector for DATEV transferieren und Belege und Datenübertragungen ansehen.

  • Nutzer mit Schreib- und Übertragungsrecht: Die Benutzer:innen können Belege aus anderen Anwendungen an JustOn Connector for DATEV transferieren, Belege und Datenübertragungen ansehen und Daten an DATEV übertragen.

    Diese Benutzer:innen benötigen ein DATEV-Authentifizierungsmedium und müssen in DATEV Unternehmen online für die Funktion Digitale Belege archivieren, bearbeiten und für Buchführung bereitstellen freigeschaltet sein.

Lassen Sie sich eines dieser Profile von Ihrer oder Ihrem Salesforce-Administrator:in einrichten (siehe Benutzern Berechtigungsprofile zuweisen). Berechtigungsprofile werden in Salesforce über sogenannte Berechtigungssätze gepflegt.

Info

Ohne eine Zuweisung eines Berechtigungsprofils können Sie JustOn Connector for DATEV nicht oder nicht korrekt nutzen.

Hinweis

Benutzer:innen, die mit JustOn Connector for DATEV arbeiten, müssen in ihrem Profil oder über einen eigenen Berechtigungssatz mit der Systemberechtigung "Anwendung anpassen" ("Customize Application") ausgestattet sein. Hierfür benötigen sie eine (volle) Salesforce-Benutzerlizenz – andere Lizenztypen, wie Salesforce Platform, sind u.U. nicht ausreichend.

Benutzer:innen, die Datenübertragungen anlegen, neu übertragen oder löschen, benötigen das Berechtigungsprofil Nutzer mit Schreib- und Übertragungsrecht und müssen gleichzeitig in DATEV Unternehmen online für die Funktion Digitale Belege archivieren, bearbeiten und für Buchführung bereitstellen freigeschaltet sein sowie das Recht Rechnungsdatenservice 1.0 besitzen (zu verwalten über DATEV Rechteverwaltung online).

Benutzer:innen, die Belege aus Vorsystemen übertragen oder Daten an DATEV übertragen wollen, müssen zudem vor Nutzung von JustOn Connector for DATEV im Reiter "Einstellungen" einige benutzerspezifische Einstellungen für die Datenübertragung treffen, mindestens jedoch prüfen, ob die Sachkontenlänge für ihre Finanzbuchführung korrekt hinterlegt ist. Wie Sie Einstellungen vornehmen, können Sie unter Reiter "Einstellungen” nachlesen.

Anwendung aufrufen

Loggen Sie sich nach der Installation in Salesforce ein und wählen Sie "JustOn Connector for DATEV" aus dem App Launcher aus:

Sie sehen nun eine Anwendung mit drei Reitern: "Belege", "Datenübertragungen" und "Einstellungen".

Hinweis

Bitte prüfen Sie als ersten Schritt im Reiter "Einstellungen” die Sachkontenlänge. Die Sachkontenlänge muss mit der Sachkontolänge in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online übereinstimmen und ist wichtig für die Validierung einiger Felder in den Datenstrukturen Beleg und Belegposition. Wie Sie die Sachkontenlänge einstellen, können Sie im Abschnitt Sachkontenlänge nachlesen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre:n Steuerberater:in.

Funktionsübersicht

Folgende Haupt-Funktionen stehen Ihnen in "JustOn Connector for DATEV" zur Verfügung:

Welche Belegdaten werden an DATEV übertragen? Was kommt bei DATEV in welchen Feldern an?

Aus Ihrer JustOn Connector for DATEV vorgelagerten Salesforce-Anwendung transferieren Sie Buchungsbelege (Belegdaten und Belegbilder) an "JustOn Connector for DATEV". "JustOn Connector for DATEV" bereitet die Belegdaten für die Verarbeitung in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online auf und überträgt diese Daten – keine Rechnungen! – zusammen mit den Belegbildern an DATEV.

Beachten sie, dass die Datenschnittstelle von DATEV Unternehmen online nur die Übertragung bestimmter Felder unterstützt. Die folgende Liste zeigt, welche Daten standardmäßig aus "JustOn Connector for DATEV" in welche Felder im DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen werden.

Zusätzliche benutzerdefinierte Felder auf dem Beleg oder auf der Belegposition werden nur dann im DATEV-Rechnungswesen-Programm übernommen, wenn sie im Format der Belegsatzdatendatei (siehe DATEV XML-Schnittstelle online > Formatbeschreibung > Belegsatzdatendatei im DATEV Developer Portal) definiert sind. Andere, im DATEV-Format nicht vorgesehene Felder werden ignoriert, selbst wenn sie korrekt angelegt und gefüllt sind.

Rechnungseingangs-/Rechnungsausgangsdaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum
Es kann nur ein Datum übertragen werden – entweder Buchungsdatum oder Belegdatum (siehe Belegposition)
Das Feld Leistungsdatum spielt bei der Bestimmung des Datums für die Belegposition keine Rolle.		 Datum
Betrag Umsatz
BU BU (bzw. BU Konto)
Belegtext Buchungstext oder Zusatzinformation 2
Konto Konto
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
KOST-Menge KOST-Menge
Geschäftspartner-Name Buchungstext (zusammen mit Ort) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Ort Buchungstext (zusammen mit Name) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Konto Gegenkonto
Rechnungs-Nr. Belegfeld 1
Fällig ohne Skonto Belegfeld 2
Steuer in % Zusatzinformation
USt-IdNr. USt-IdNr.
Kurs Kurs
Währung WKZ
Kundennummer Zusatzinformation
Zahlungsbedingungs-Nr. Belegfeld 2
Nachricht Zusatzinformation mit Eintrag D_Nachricht
Leistungsdatum Leistungsdatum
Kassendaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum Datum
Betrag Umsatz
Skonto-Betrag 1 Skonto
BU BU (bzw. BU Konto)
KOST-Menge KOST-Menge
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
Steuer in % Zusatzinformation
Nachricht Zusatzinformation mit dem Eintrag D_Nachricht
Währung WKZ
Rechnungsnummer Belegfeld 1
Belegtext Buchungstext
Konto Konto
Leistungsdatum Leistungsdatum