Status der E-Rechnung überprüfen

Nachdem Sie elektronische Rechnungen erzeugt oder versendet haben, empfiehlt es sich, deren Status zu verfolgen.

Zu diesem Zweck überprüfen Sie den Inhalt der Felder Status E-Rechnung, Providerstatus E-Rechnung und Fehler E-Rechnung auf der Rechnung sowie den beigefügten Validierungsbericht und die zugehörigen Peppol-Benachrichtigungen. Bei entsprechender Konfiguration können Sie den aktuellen Status sehr leicht in einer grafischen Darstellung ablesen.

Statusfelder prüfen

Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

Überprüfen Sie die relevanten Statusfelder, um mögliche Probleme zu identifizieren.

Die folgenden Felder enthalten Informationen zum E-Rechnung-Status:

Status E-Rechnung

Zeigt das Ergebnis der Erzeugung der E-Rechnung an.

Status	Beschreibung
Nicht erstellt	Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung-XML-Datei verarbeitet wurden
Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
Erstellt	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt und validiert. Die E-Rechnung-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
Erstellt mit Warnungen	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die E-Rechnung-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
Fehler bei der Verteilung	Die Übertragung der E-Rechnung an den Distributionspartner ist fehlgeschlagen.
In der Peppol-Warteschlange	Die E-Rechnung wurde erfolgreich an den Distributionspartner übertragen.

Providerstatus E-Rechnung

Erfasst den Verlauf der E-Rechnung beim Distributionspartner.

Status	Beschreibung
In Warteschlange	Die E-Rechnung steht zur Übermittlung an den Empfänger bereit.
Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen.
Verarbeitungsfehler	Die Konvertierung der E-Rechnung in ein bestimmtes Format für den Empfänger ist fehlgeschlagen.
Sendefehler	Der Versand der E-Rechnung an den Empfänger ist fehlgeschlagen.
Gesendet	Die E-Rechnung wurde an den Empfänger gesendet.
Empfängerfehler	Der Empfang der E-Rechnung durch den Empfänger ist fehlgeschlagen.
Empfangen	Die E-Rechnung ist beim Empfänger eingegangen.

Fehler E-Rechnung

Zeigt Details zu Fehlern, die beim Erzeugen und Verarbeiten der E-Rechnung-XML-Datei durch JustOn Billing & Invoice Management aufgetreten sind.

Validierungsbericht prüfen

Bei Warnungen oder Fehlern während der Erzeugung der E-Rechnung hängt JustOn Billing & Invoice Management einen Validierungsbericht an den Rechnungssatz an. Diese HTML-Datei weist in der Regel auf Probleme mit der Datenqualität hin, wie fehlende Felder, falsche Datenformate usw.

Info

Beachten Sie, dass Ihr:e Administrator:in den Validierungsbericht für Warnungen möglicherweise deaktiviert hat.

Um den Validierungsbericht zu prüfen:

Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.
Klicken Sie in der Themenliste Notizen & Anhänge auf den Namen des Validierungsberichts (einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_<einvoice-format>_validation_report).

Damit wird die Datei je nach den Einstellungen Ihres Browsers direkt angezeigt oder zum Download angeboten.
Überprüfen Sie den Fehlerbericht, um mögliche Probleme mit der Datenqualität zu erkennen.

Korrigieren Sie anhand dieser Informationen die Rechnungsdaten.

Peppol-Benachrichtigungen prüfen

Bei der Übermittlung der E-Rechnungen an die Empfänger durch Peppol erhält der Absender Benachrichtigungen über den Status der Übertragung. JustOn Billing & Invoice Management speichert diese Informationen in speziellen Datensätzen, den Peppol-Benachrichtigungen, die mit der Rechnung verknüpft sind.

Bei entsprechender Konfiguration können Sie über die entsprechende Themenliste auf die Peppol-Benachrichtigungen zugreifen:

Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.
Klicken Sie in der Themenliste Peppol-Benachrichtigungen auf den Namen des relevanten Datensatzes.

Überprüfen Sie die Informationen, um mögliche Probleme zu identifizieren.

Die Daten enthalten:

Feld	Beschreibung
Typ	Nennt die von Peppol übermittelte Art der Benachrichtigung. Mögliche Werte sind `Stage-Update`: neuer Verarbeitungsschritt hat begonnen `Stage-Success`: Verarbeitungsschritt erfolgreich abgeschlossen `Error`: Fehler bei der Verarbeitung
Phase	Zeigt den von Peppol übermittelten Verarbeitungsschritt, in dem sich die Rechnung befindet. Mögliche Werte sind `Validation`, `Conversion`, `Transmission`, `Reception`.
Nachricht	Zeigt die Kernaussage der Benachrichtigung von Peppol an, z.B. `Die Übertragung Ihres Dokuments war erfolgreich`.

Statuskomponente verwenden

Bei entsprechender Konfiguration können Sie den aktuellen Status der Rechnung sehr leicht in einer grafischen Darstellung ablesen. Je nach aktuellem Status der E-Rechnung zeigt die Komponente relevante Details und ggf. Aktionsschaltflächen für die nächsten möglichen Schritte an.

Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

Überprüfen Sie in der Prozessstatus-Komponente den aktuellen Status.

Durch Klick auf Details anzeigen werden weitere Informationen und die verfügbaren Aktionsschaltflächen angezeigt, mit denen Sie die E-Rechnung weiter bearbeiten können.

Status E-Rechnung	Verfügbare Aktionsschaltflächen	Hinweise
Nicht erstellt	E-Rechnung erzeugen
Validierungsfehler	E-Rechnung neu erzeugen	Überprüfen Sie den Validierungsbericht und korrigieren Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie die E-Rechnung neu erzeugen.
Erstellt	E-Rechnung senden
Erstellt mit Warnungen	E-Rechnung neu erzeugen E-Rechnung senden	Überprüfen Sie den Validierungsbericht und korrigieren Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie die E-Rechnung neu erzeugen.
Fehler bei der Verteilung	E-Rechnung neu erzeugen	Überprüfen Sie das Feld `Fehler E-Rechnung`.
In der Peppol-Warteschlange		Zeigt den aktuellen Providerstatus E-Rechnung und unter Details die dazugehörigen Peppol-Benachrichtugungen.