Status der E-Rechnung überprüfen

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Kontext

Nachdem Sie elektronische Rechnungen erzeugt oder versendet haben, empfiehlt es sich, deren Status zu verfolgen.

Überblick

Zu diesem Zweck überprüfen Sie

• den Inhalt der Felder

  • Status E-Rechnung
  • Providerstatus E-Rechnung und
  • Fehler E-Rechnung auf der Rechnung,

• den beigefügten Validierungsbericht und

• die zugehörigen E-Rechnung-Benachrichtigungen.

Bei entsprechender Konfiguration können Sie den aktuellen Status sehr leicht in einer grafischen Darstellung ablesen.

Details

Statusfelder prüfen

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

2. Überprüfen Sie die relevanten Statusfelder, um mögliche Probleme zu identifizieren.

   Die folgenden Felder enthalten Informationen zum E-Rechnung-Status:

   Status E-Rechnung

   Zeigt das Ergebnis der Erzeugung der E-Rechnung an. Je nach Art der Erzeugung und Übertragung unterscheiden sich die einzelnen Status:

   Erzeugung (und E-Mail)PeppolAvalara ELR

   Status	Description
   Nicht erstellt	Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung-XML-Datei verarbeitet wurden
   Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Erstellt	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt und validiert. Die E-Rechnung-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Erstellt mit Warnungen	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die E-Rechnung-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.

   Status	Description
   Nicht erstellt	Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung-XML-Datei verarbeitet wurden
   Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Erstellt	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt und validiert. Die E-Rechnung-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Erstellt mit Warnungen	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die E-Rechnung-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Fehler bei der Verteilung	Die Übertragung der E-Rechnung an den Distributionspartner ist fehlgeschlagen. Die Details werden im Feld Fehler E-Rechnung auf der Rechnung gespeichert.
   In der Peppol-Warteschlange	Die E-Rechnung wurde erfolgreich an Peppol übertragen und ist bereit zum Versand.

   Status	Description
   Nicht erstellt	Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung verarbeitet wurden
   Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Created	Die Avalara-UBL-XML-Datei erfolgreich erzeugt und validiert. Die Avalara-UBL-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Created With Warnings	The Avalara-UBL-XML-Datei wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die Avalara-UBL-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Fehler bei der Verteilung	Die Übertragung der E-Rechnung an den Distributionspartner ist fehlgeschlagen. Die Details werden im Feld Fehler E-Rechnung auf der Rechnung gespeichert.
   In der Avalara-Warteschlange	Die Avalara-UBL-XML-Datei wurde erfolgreich an Avalara ELR übertragen und ist bereit zur Verarbeitung.
   Avalara-Verarbeitung abgeschlossen	Avalara ELR hat die E-Rechnungsdaten erfolgreich verarbeitet, und die erzeugte E-Rechnung-XML-Datei wurde heruntergeladen und an den Rechnungsdatensatz angehängt.

   Providerstatus E-Rechnung

   Erfasst den Verlauf der E-Rechnung beim Distributionspartner. Je nach Distributionspartner unterscheiden sich die einzelnen Status:

   PeppolAvalara ELR

   Status	Beschreibung
   In Warteschlange	Die E-Rechnung steht zur Übermittlung an den Empfänger bereit.
   Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen.
   Verarbeitungsfehler	Die Konvertierung der E-Rechnung in ein bestimmtes Format für den Empfänger ist fehlgeschlagen.
   Sendefehler	Der Versand der E-Rechnung an den Empfänger ist fehlgeschlagen.
   Gesendet	Die E-Rechnung wurde an den Empfänger gesendet.
   Empfängerfehler	Der Empfang der E-Rechnung durch den Empfänger ist fehlgeschlagen.
   Empfangen	Die E-Rechnung ist beim Empfänger eingegangen.

   Status	Description
   In Warteschlange	Die Avalara-UBL-XML-Datei wurde erfolgreich an Avalara ELR übertragen und ist bereit zur Verarbeitung.
   Sendefehler	Die Verarbeitung der E-Rechnung bei Avalara ELR ist fehlgeschlagen.
   Abgeschlossen	Avalara ELR hat die E-Rechnungsdaten erfolgreich verarbeitet, aber die E-Rechnung nicht an den Empfänger gesendet. Die erzeugte E-Rechnung-XML-Datei erfordert weitere Verarbeitung in JustOn Billing & Invoice Management.
   Gesendet	Avalara ELR hat die E-Rechnung erfolgreich verarbeitet und an den Empfänger gesendet.

   Fehler E-Rechnung

   Zeigt Details zu Fehlern, die beim Erzeugen und Verarbeiten der E-Rechnung-XML-Datei durch JustOn Billing & Invoice Management aufgetreten sind.

Validierungsbericht prüfen

Bei Warnungen oder Fehlern während der Erzeugung der E-Rechnung hängt JustOn Billing & Invoice Management einen Validierungsbericht an den Rechnungssatz an. Diese HTML-Datei weist in der Regel auf Probleme mit der Datenqualität hin, wie fehlende Felder, falsche Datenformate usw.

Info

Beachten Sie, dass Ihr:e Administrator:in den Validierungsbericht für Warnungen möglicherweise deaktiviert hat.

Um den Validierungsbericht zu prüfen:

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

2. Klicken Sie in der Themenliste Notizen & Anhänge auf den Namen des Validierungsberichts (einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_<einvoice-format>_validation_report).

   Damit wird die Datei je nach den Einstellungen Ihres Browsers direkt angezeigt oder zum Download angeboten.

3. Überprüfen Sie den Fehlerbericht, um mögliche Probleme mit der Datenqualität zu erkennen.

   Korrigieren Sie anhand dieser Informationen die Rechnungsdaten. Verwenden Sie als Referenz E-Invoice Data Mapping EN.

E-Rechnung-Benachrichtigungen prüfen

Bei der Übermittlung der E-Rechnungen an die Empfänger durch Avalara ELR oder Peppol erhält der Absender Benachrichtigungen über den Status der Übertragung. JustOn Billing & Invoice Management speichert diese Informationen in speziellen Benachrichtigungsdatensätzen, die mit der Rechnung verknüpft sind.

Bei entsprechender Konfiguration können Sie über die entsprechende Themenliste auf die Benachrichtigungen zugreifen:

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.
2. Klicken Sie in der Themenliste Peppol-Benachrichtigungen auf den Namen des relevanten Datensatzes.

3. Überprüfen Sie die Informationen, um mögliche Probleme zu identifizieren.

   Die Daten enthalten:

   Feld	Beschreibung
   Typ	Nennt die übermittelte Art der Benachrichtigung. Für Avalara ELR ist der Wert statusChange. Für Peppol sind folgende Werte möglich: Stage-Update, Stage-Success, Error.
   Phase	Zeigt Bearbeitungsstatus der E-Rechnung an. Für Avalara ELR sind folgende Werte möglich: Pending, Complete, Error. Für Peppol sind folgende Werte möglich: Validation, Conversion, Transmission, Reception.
   Nachricht	Zeigt die Kernaussage der Benachrichtigung des E-Rechnungsdiestes an, z.B. Die Übertragung Ihres Dokuments war erfolgreich.

Avalara ELR-Dokumentstatus prüfen

Avalara ELR liefert Statusinformationen und Fehlerprotokolle in Echtzeit. Bei entsprechender Konfiguration können sie mit der entsprechenden Schaltfläche direkt auf diese Informationen zugreifen.

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren Avalara-Status Sie überprüfen wollen.

2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Avalara-Dokumentstatus prüfen.

   Damit werden die aktuellen Informationen direkt von Avalara ELR abgerufen und in einem Popup-Fenster angezeigt.

Statuskomponente verwenden

Bei entsprechender Konfiguration können Sie den aktuellen Status der Rechnung sehr leicht in einer grafischen Darstellung ablesen. Je nach aktuellem Status der E-Rechnung zeigt die Komponente relevante Details und ggf. Aktionsschaltflächen für die nächsten möglichen Schritte an.

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

2. Überprüfen Sie in der Prozessstatus-Komponente den aktuellen Status.

   Durch Klick auf Details anzeigen werden weitere Informationen und die verfügbaren Aktionsschaltflächen angezeigt, mit denen Sie die E-Rechnung weiter bearbeiten können.

   Status E-Rechnung	Verfügbare Aktionsschaltflächen	Hinweise
   Nicht erstellt	E-Rechnung erzeugen
   Validierungsfehler	E-Rechnung neu erzeugen	Überprüfen Sie den Validierungsbericht und korrigieren Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie die E-Rechnung neu erzeugen.
   Erstellt	E-Rechnung senden
   Erstellt mit Warnungen	E-Rechnung neu erzeugen E-Rechnung senden	Überprüfen Sie den Validierungsbericht und korrigieren Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie die E-Rechnung neu erzeugen.
   Fehler bei der Verteilung	E-Rechnung neu erzeugen	Überprüfen Sie das Feld Fehler E-Rechnung.
   In der Peppol-Warteschlange In der Avalara-Warteschlange Avalara-Verarbeitung abgeschlossen		Zeigt den aktuellen Providerstatus E-Rechnung und unter Details die dazugehörigen E-Rechnung-Benachrichtigungen.