E-Rechnung-Daten vorbereiten

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Bevor Sie elektronische Rechnungen erzeugen oder senden, müssen Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten für die Rechnungen, die Rechnungspositionen und Ihre Geschäftseinheit verfügbar sind.

Überblick

Folgende Daten sind mindestens erforderlich:

Objekt	Erforderliche Felder
Rechnung	Rechnungsnr. Format E-Rechung Datum Geschäftseinheit Käuferreferenz Account-Name Rechnungsanschrift: Stadt Rechnungsanschrift: PLZ Rechnungsanschrift: Straße Rechnungsanschrift: Ländercode Empfängeradresse E-Rechnung Adressschema E-Rechnung Zahlart
Rechnungsposition	Pos.nr. Anzahl Einheit Code der Einheit Einzelpreis Steuersatz
Geschäftseinheit	Unternehmen Umsatzsteuer-ID Stadt Postleitzahl Ländercode Telefonnummer E-Mail-Absender IBAN Absenderadresse E-Rechnung Adressschema E-Rechnung

Die Angabe der Zahlart ist für die Erzeugung gültiger E-Rechnungen nicht zwingend erforderlich. JustOn empfiehlt jedoch, eine Zahlungsart anzugeben, damit die E- Rechnungsempfänger:innen die erforderlichen Zahlungsdaten erhalten. Beachten Sie, dass Sie bei Verwendung der Zahlungsart SEPA die IBAN mitteilen müssen (entweder durch Angabe eines angeforderten Zahlmittels auf der Rechnung bei der Integration mit JustOn Cash Management, durch Verwendung eines Zahlmittels in JustOn Billing & Invoice Management oder direkt im Feld IBAN auf der Rechnung).

Beachten Sie, dass einige Rechtsordnungen, bestimmte Anwendungsfälle oder E-Rechnungsempfänger:innen zusätzliche Informationen verlangen können, die Sie dann in die entsprechenden Felder eintragen müssen.

Einzelheiten zu den Feldern für elektronische Rechnungen, die JustOn Billing & Invoice Management standardmäßig setzen kann, finden Sie unter E-Invoice Data Mapping EN.

Die Vorbereitung Ihrer Ausgangsdaten für die Erzeugung elektronischer Rechnungen umfasst in der Regel folgende Schritte:

• Erzeugen und Prüfen einer Testrechnung
• Finalisieren der Testrechnung, um die E-Rechnung-XML-Datei zu erzeugen
• Überprüfen der Statusfelder und des Validierungsberichts
• Bereitstellen zusätzlicher Informationen

Testrechnung erzeugen

Da es nicht möglich ist, aus einer Entwurfsrechnung eine E-Rechnung zu erzeugen, empfiehlt JustOn, Testdaten zu verwenden, um für Testzwecke eine Rechnung zu erzeugen und zu finalisieren.

1. Überprüfen Sie die Daten Ihrer Geschäftseinheit, die Steuerregeln und die Einstellungen für Mengeneinheiten.

   Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Absenderinformationen für elektronische Rechnungen, der Steuersatz und der Code für die Umsatzsteuerkategorie sowie der Code für die Mengeneinheit vorhanden sind (siehe E-Invoice Preconditions EN).

2. Legen Sie ein Testkonto und Testausgangsdaten an (Fakturierungsplan oder benutzerdefiniertes Objekt).

   Stellen Sie sicher, dass die Ausgangsdaten vollständig sind, einschließlich des Formats der E-Rechnung, der Geschäftseinheit, der Bedingungen für die Bestimmung der Steuerregel usw.

3. Führen Sie einen Rechnungslauf aus, um die Testrechnung zu erzeugen.

   Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungslauf ausführen.

4. Prüfen Sie die erzeugte Entwurfsrechnung.

   Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungslaufergebnis prüfen und Entwurfsrechnungen prüfen.

Testrechnung finalisieren

Um die E-Rechnung-XML-Datei tatsächlich zu erzeugen, müssen Sie Ihre Testrechnung finalisieren.

1. Öffnen Sie die erzeugte Entwurfsrechnung.

2. Klicken Sie auf Finalisieren.

   Damit wird ein Bildschirm-Flow für die Finalisierung geöffnet, bei der die E-Rechnung erzeugt wird.

   Hinweis

   Alle Benutzer:innen, die E-Rechnungen erzeugen oder versenden, benötigen Zugriff auf die App JustOn Platform (siehe Enabling App Access for JustOn Platform EN) und die Salesforce-API (siehe Enabling Salesforce API Access EN).

   Benutzer:innen, die einzelne Rechnungen aus der Detailansicht heraus finalisieren, müssen außerdem über einen Berechtigungssatz oder ein Profil zur Ausführung von Flows autorisiert sein (siehe Enabling Access for New Users EN).

3. Klicken Sie auf Finalisieren, um die Operation zu starten.

   Damit wird die Finalisierung ausgeführt, wodurch die E-Rechnung-XML-Datei erzeugt wird.

   Der Bildschirm-Flow zeigt den Fortschritt der Operation an. Nach Abschluss gelangen Sie durch Klick auf Schließen & Aktualisieren zurück auf die aktualisierte Detailseite der Rechnung.

Reviewing E-Invoice Status

Nach dem Erzeugen der E-Rechnung prüfen Sie das Ergebnis – die Statusfelder Status E-Rechnung, Providerstatus E-Rechnung und Fehler E-Rechnung auf der Rechnung sowie den beigefügten Validierungsbericht.

Statusfelder prüfen

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

2. Überprüfen Sie die relevanten Statusfelder, um mögliche Probleme zu identifizieren.

   Die folgenden Felder enthalten Informationen zum E-Rechnung-Status:

   Status E-Rechnung

   Zeigt das Ergebnis der Erzeugung der E-Rechnung an.

   Status	Beschreibung
   Nicht erstellt	Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung-XML-Datei verarbeitet wurden
   Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Erstellt	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt und validiert. Die E-Rechnung-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Erstellt mit Warnungen	Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die E-Rechnung-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
   Fehler bei der Verteilung	Die Übertragung der E-Rechnung an den Distributionspartner ist fehlgeschlagen.
   In der Peppol-Warteschlange	Die E-Rechnung wurde erfolgreich an den Distributionspartner übertragen.

   Providerstatus E-Rechnung

   Erfasst den Verlauf der E-Rechnung beim Distributionspartner.

   Status	Beschreibung
   In Warteschlange	Die E-Rechnung steht zur Übermittlung an den Empfänger bereit.
   Validierungsfehler	Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen.
   Verarbeitungsfehler	Die Konvertierung der E-Rechnung in ein bestimmtes Format für den Empfänger ist fehlgeschlagen.
   Sendefehler	Der Versand der E-Rechnung an den Empfänger ist fehlgeschlagen.
   Gesendet	Die E-Rechnung wurde an den Empfänger gesendet.
   Empfängerfehler	Der Empfang der E-Rechnung durch den Empfänger ist fehlgeschlagen.
   Empfangen	Die E-Rechnung ist beim Empfänger eingegangen.

   Fehler E-Rechnung

   Zeigt Details zu Fehlern, die beim Erzeugen und Verarbeiten der E-Rechnung-XML-Datei durch JustOn Billing & Invoice Management aufgetreten sind.

Validierungsbericht prüfen

Bei Warnungen oder Fehlern während der Erzeugung der E-Rechnung hängt JustOn Billing & Invoice Management einen Validierungsbericht an den Rechnungssatz an. Diese HTML-Datei weist in der Regel auf Probleme mit der Datenqualität hin, wie fehlende Felder, falsche Datenformate usw.

Info

Beachten Sie, dass Ihr:e Administrator:in den Validierungsbericht für Warnungen möglicherweise deaktiviert hat.

Um den Validierungsbericht zu prüfen:

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

2. Klicken Sie in der Themenliste Notizen & Anhänge auf den Namen des Validierungsberichts (einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_<einvoice-format>_validation_report).

   Damit wird die Datei je nach den Einstellungen Ihres Browsers direkt angezeigt oder zum Download angeboten.

3. Überprüfen Sie den Fehlerbericht, um mögliche Probleme mit der Datenqualität zu erkennen.

   Korrigieren Sie anhand dieser Informationen die Rechnungsdaten. Verwenden Sie als Referenz E-Invoice Data Mapping EN.

Zusätzliche Information bereitstellen

Einige Rechtsordnungen, bestimmte Anwendungsfälle oder E-Rechnungsempfänger:innen können zusätzliche Informationen verlangen, die nicht standardmäßig verfügbar sind. In solchen Fällen müssen Sie die betreffenden Daten in die entsprechenden Felder eintragen.

1. Prüfen Sie, ob JustOn Billing & Invoice Management die betreffenden Daten für E-Rechnungen unterstützt.

   Weitere Informationen finden Sie unter E-Invoice Data Mapping EN.

2. Sofern dies unterstützt wird, biten Sie Ihr:e Administrator:in, ein ON-Feld auf dem Quellobjekt der Rechnung anzulegen, das die betreffenden Daten enthalten soll.

3. Geben Sie die erforderlichen Ausgangsdaten an.

   Beim Rechnungslauf kopiert der ON-Feld-Mechanismus die angegebenen Daten in die Rechnung. Beim Finalisieren werden sie dann in die E-Rechnung-XML-Datei geschrieben.