Kontoauszüge verwalten

Zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung können Sie mit JustOn Billing & Invoice Management Kontoauszüge erzeugen. Kontoauszüge sind Saldenaufstellungen, also Berichte, die die Saldi eines Accounts für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen. Sie können dann PDF-Kopien der Kontoauszüge an die jeweiligen Accounts schicken.

Kontoauszüge - Konzepte

Kontoauszüge können verschiedene Status haben.

• Entwurf: Neue Kontoauszüge haben den Status Entwurf. Entwurfskontoauszüge können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
• Geschlossen: Mit dem Finalisieren werden Kontoauszüge auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Kontoauszüge erzeugt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontoauszüge zu erzeugen:

• einzeln pro Account mit der Funktion Saldenaufstellung,
• für mehrere Accounts unter Belegläufe.

Nachdem Sie die Kontoauszüge überprüft haben, können Sie sie versenden.

Wenn die erfassten Saldoeinträge Geschäftseinheiten zugeordnet sind, gruppiert JustOn Billing & Invoice Management die Saldoeinträge nach ihrer Geschäftseinheit und erzeugt damit für jedes Account-Geschäftseinheit-Paar separate Kontoauszüge. In diesem Fall empfiehlt es sich, das Feld Geschäftseinheit in die Beleg-Listenansicht aufzunehmen (siehe Modifying Page Layouts or Search Layouts EN), so dass die Geschäftseinheit, zu der ein Kontoauszug gehört, direkt angezeigt wird.

Beim Erzeugen eines Kontoauszugs ohne Geschäftseinheit ordnet JustOn Billing & Invoice Management den Kontoauszug der Vorgabe-Geschäftseinheit zu, sofern diese festgelegt ist.

Zur Verwaltung von Kontoauszügen gehören die folgenden Aufgaben:

• Kontaktrollen zur Übertragung von Kontoauszügen festlegen
• Kontoauszüge für mehrere Accounts erzeugen
• Kontoauszug für einzelnen Account erzeugen
• Kontoauszüge bearbeiten
• Kontoauszüge finalisieren
• Kontoauszüge übermitteln

Info

Informationen zur Konfiguration von Kontoauszügen und deren Bearbeitungsoptionen finden Sie in Setting Up Account Statement Management EN.

Kontaktrollen zur Übertragung von Kontoauszügen festlegen

Mit Kontaktrollen können Sie Kontakt- und Adressfelder von Kontoauszügen bei Belegläufen füllen. JustOn unterstützt Kontaktrollen, die im Feld JustOn-Kontaktrolle der Objekte Kontakt oder Account-Kontakt-Beziehung definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Using Contact Roles With Invoice Run and Statement Run EN.

Für die Übermittlung von Kontoauszügen unterstützt JustOn die folgenden Anwendungsfälle:

• Invoice Contact
• Invoice Mailing Contact
• Invoice Email Contact
• Invoice Email CC Contact
• Invoice Email BCC Contact

Info

Für diese Funktion muss das Feld JustOn-Kontaktrolle in der Detailansicht der Objekte Kontakt oder Account-Kontakt-Beziehung verfügbar sein (siehe Enabling Contact Roles for Account Statement Distribution EN).

Um für einen Kontakt oder eine Account-Kontakt-Beziehung eine Kontaktrolle festzulegen:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt oder die entsprechende Account-Kontakt-Beziehung.

   Im Kontaktdatensatz: Wechseln Sie zum Register Details.

   Um eine Account-Kontakt-Beziehung zu bearbeiten:

   • Von der Kontakt-Themenliste im Account-Datensatz: Klicken Sie auf neben dem betreffenden Kontakt und wählen Sie Beziehung bearbeiten.
   • Von der Account-Themenliste im Kontakt-Datensatz: Klicken Sie auf neben dem betreffenden Account und wählen Sie Beziehung bearbeiten.

   Weitere Informationen finden Sie in Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen zwischen Kontakten und Accounts in der Salesforce-Hilfe.

2. Klicken Sie auf neben dem Feld JustOn-Kontaktrolle.

3. Wählen Sie den gewünschten Anwendungsfall aus der Auswahlliste JustOn-Kontaktrolle aus.

4. Klicken Sie auf Speichern.

   Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer der Kontakte ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

JustOn-Kontaktrolle: Anwendungsregeln

• Wenn sowohl JustOn-Kontaktrolle an der Account-Kontakt-Beziehung als auch JustOn-Kontaktrolle am Kontakt gesetzt sind, hat die an der Account-Kontakt-Beziehung definierte Rolle Vorrang vor der am Kontakt definierten Rolle, unabhängig davon, ob es sich um eine primäre oder sekundäre Beziehung handelt.
• Wenn JustOn-Kontaktrolle sowohl an einer direkten als auch an einer indirekten Account-Kontakt-Beziehung gesetzt ist, hat die an der direkten Account-Kontakt-Beziehung definierte Rolle Vorrang vor der an der indirekten Account-Kontakt-Beziehung definierten Rolle.

• JustOn Billing & Invoice Management betrachtet nur JustOn-Kontaktrollen, die an primären (über eine direkte Account-Kontakt-Beziehung verbundenen) Kontakten definiert sind.

  Wenn Sie eine JustOn-Kontaktrolle an einem sekundären (über eine indirekte Account-Kontakt-Beziehung verbundenen) Kontakt benötigen, müssen Sie diese an der entsprechenden Account-Kontakt-Beziehung definieren.

• Salesforce erlaubt für Account-Kontakt-Beziehungen Zeitbegrenzungen und explizite Aktivierung. Diese Einstellungen haben jedoch keinen Einfluss auf die Priorität zugewiesener JustOn-Kontaktrollen. Wenn eine Account-Kontakt-Beziehungen zu einem gegebenen Zeitpunkt gültig ist, wird JustOn Billing & Invoice Management die zugewiesene Kontaktrolle beachten.

  Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer der Kontakte ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

• Kontaktrollen an Account-Kontakt-Beziehungen und an Kontakten können sich gegenseitig ergänzen, solange sie sich nicht widersprechen.

• Aus Kompatibilitätsgründen unterstützt JustOn Billing & Invoice Management weiterhin bereits bestehende Account-Kontaktrollen aus Salesforce Classic. Sofern vorhanden, haben sie generell Vorrang vor den in JustOn-Kontaktrolle gesetzten Werten.

Um die Handhabung zu vereinfachen, pflegen Sie JustOn-Kontaktrollen entweder an Kontakten oder an Account-Kontakt-Beziehungen. Wenn Sie Account-Kontakt-Beziehungen verwenden, empfiehlt es sich, die JustOn-Kontaktrollen auch dort zu definieren.

Die Beispiele in JustOn Contact Role Priority EN illustrieren das Verhalten.

Kontoauszüge für mehrere Accounts erzeugen

Mit der Funktion Belegläufe können Sie für mehrere Accounts gleichzeitig Kontoauszüge erzeugen.

Hinweis

Das Erzeugen eines Kontoauszugs erfordert entweder eine account-spezifische Vorlage (definiert im Feld ON_Template auf dem Account), die an der Geschäftseinheit definierte Vorlage oder die Standardvorlage Default – jeweils mit dem dazugehörigen Vorlagendetail Account Statement.

Info

Wenn die im Beleglauf erfassten Saldi Geschäftseinheiten zugeordnet sind, erzeugt der Beleglauf für jedes Paar aus Account und Geschäftseinheit separate Kontoauszüge. Bei Bedarf können Sie das Erzeugen von Kontoauszügen mit Kontoauszugsfiltern (Enabling Account Statement Filters EN) auf bestimmte Geschäftseinheiten beschränken.

Für Saldi, die keiner Geschäftseinheit zugeordnet sind, erstellt der Beleglauf ebenfalls einen separaten Kontoauszug.

1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
2. Klicken Sie auf Neu.

3. Öffnen Sie das Unterregister Kontoauszugslauf.

   Aufruf eines Kontoauszugslaufs

4. Geben Sie Start und Ende des Zeitraums für den Kontoauszug an.

5. Wählen Sie gegebenenfalls einen Kontoauszugsfilter aus (siehe Enabling Account Statement Filters EN).

6. Klicken Sie auf Starten.

   Damit werden für alle Accounts, für die im gewählten Zeitraum Saldoeinträge entstanden sind, Kontoauszüge erzeugt. Wenn Sie eine Kontaktrolle für den entsprechenden Account-Kontakt für den Anwendungsfall Invoice Contact festgelegt haben, füllt JustOn die Adressfelder der Kontoauszüge aus.

Kontoauszug für einzelnen Account erzeugen

Bei entsprechender Konfiguration können Sie für einen einzelnen Account einen Kontoauszug erzeugen.

Hinweis

Das Erzeugen eines Kontoauszugs erfordert entweder eine account-spezifische Vorlage (definiert im Feld ON_Template auf dem Account), die an der Geschäftseinheit definierte Vorlage oder die Standardvorlage Default – jeweils mit dem dazugehörigen Vorlagendetail Account Statement.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Schaltfläche Saldenaufstellung verfügbar ist. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Account Statement Generation for Single Accounts EN.

1. Öffnen Sie den Account, für den Sie einen Kontoauszug erzeugen wollen.
2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Saldenaufstellung.
3. Geben Sie Start und Ende des Zeitraums für den Kontoauszug an.

4. Wählen Sie gegebenenfalls die Geschäftseinheiten aus, für die Sie den Kontoauszug erzeugen wollen.

   Beachten Sie folgende Besonderheiten:

   • Wenn die erfassten Saldi Geschäftseinheiten zugeordnet sind, werden die Saldi des ausgewählten Zeitraums nach Geschäftseinheiten gruppiert, die in einer Tabelle aufgeführt werden (mit Daten zur jeweiligen Geschäftseinheit und der Anzahl der Saldi).
   • Wenn es keine Saldi für eine Geschäftseinheit gibt, ist die Geschäftseinheit deaktiviert und kann nicht ausgewählt werden.
   • Wenn mindestens ein Saldo des ausgewählten Zeitraums keiner Geschäftseinheit zugeordnet ist, wird in der Tabelle die zusätzliche Zeile "Keiner Geschäftseinheit zugeordnet" angezeigt.
   • Wenn es keine zugeordneten Geschäftseinheiten gibt, zeigt der Dialog die Tabelle der Geschäftseinheiten nicht an.

5. Klicken Sie auf Erzeugen.

   Damit wird für jede ausgewählte Geschäftseinheit ein separater Kontoauszug für den aktuellen Account erzeugt. Die Seite zeigt den Fortschritt der Operation an.

   Ist lediglich eine Geschäftseinheit ausgewählt, wird nur ein Kontoauszug erzeugt, und Sie werden zu diesem Kontoauszug weitergeleitet. Wenn mehrere Geschäftseinheiten ausgewählt sind, werden Sie zur Kontoauszugsliste weitergeleitet.

   Wenn Sie eine Kontaktrolle für den entsprechenden Account-Kontakt für den Anwendungsfall Invoice Contact festgelegt haben, füllt JustOn die Adressfelder des Kontoauszugs aus.

Kontoauszug bearbeiten

Nach dem Erzeugen von Kontoauszügen können Sie deren Details bearbeiten, z.B. Basisdaten, Adressen, Versandoptionen, Texte usw.

1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

   Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Kontoauszug, den Sie bearbeiten wollen.

   Alternativ klicken Sie auf den Kontoauszugsnamen, um den Kontoauszug zu öffnen, und klicken dann auf Bearbeiten in der Detailansicht.

3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Kontoauszüge finalisieren

Mit dem Finalisieren werden Kontoauszüge auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Kontoauszüge erzeugt.

Hinweis

Sobald ein Kontoauszug auf Geschlossen gesetzt ist, kann er nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

JustOn erlaubt das Finalisieren

• einzelner Kontoauszüge aus der Detailansicht heraus oder
• mehrerer Kontoauszüge aus der Belegliste in der Beleglauf-Detailansicht oder im Register Belege.

Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Info

Salesforce Files ist das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die dateibasierten JustOn-Funktionen nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content aktiviert sind.

Kontoauszug individuell finalisieren

Um einen einzelnen Beleg aus der Detailansicht heraus zu finalisieren:

1. Öffnen Sie die Belegliste der Beleglauf-Detailansicht oder das Register Belege.
2. Klicken Sie auf den Belegnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

3. Klicken Sie auf Finalisieren.

   Damit wird ein Bildschirm-Flow für die Finalisierung geöffnet.

4. Klicken Sie auf Finalisieren, um die Operation zu starten.

   Damit wird die Finalisierung ausgeführt, wodurch der aktuelle Beleg auf Geschlossen gesetzt und das zu versendende PDF-Dokument erzeugt wird. Sie finden die erzeugte Datei im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

   Der Bildschirm-Flow zeigt den Fortschritt der Operation an. Nach Abschluss gelangen Sie durch Klick auf Schließen & Aktualisieren zurück auf die aktualisierte Detailseite des Belegs.

Mehrere Kontoauszüge finalisieren

Um mehrere Belege aus der Belegliste heraus zu finalisieren:

1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
2. Klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs, mit dem die zu finalisierenden Belege erzeugt wurden.

3. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Belege, die Sie finalisieren wollen.

   Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle Belege einbezogen.

4. Klicken Sie auf Finalisieren.

   Damit werden alle ausgewählten Belege auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Dokumente erzeugt. Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Kontoauszüge per E-Mail senden

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt die Übertragung der erzeugten Kontoauszugs-PDF-Dokumente per E-Mail. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, erzeugte PDF-Dokumente per E-Mail zu senden:

• alle oder ausgewählte Kontoauszüge aus der Kontoauszugsliste oder
• einen Kontoauszug einzeln aus der Detailansicht.

Info

Beachten Sie, dass die E-Mails nicht sofort gesendet werden. JustOn reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03:00 (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

Mehrere Kontoauszugs-PDF-Dokumente senden

1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

   Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Kontoauszüge in den Versand einzubeziehen.

3. Klicken Sie auf Email.
4. Markieren Sie bei Bedarf die Optionen Blindkopie an mich oder E-Mails unmittelbar versenden.

5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

   Damit wird der Versand der ausgewählten bzw. aller Kontoauszüge an die jeweiligen Accounts in die E-Mail-Warteschlange eingereiht.

Einzelnen Kontoauszug senden

1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

   Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

2. Klicken Sie auf den Kontoauszugsnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

3. Klicken Sie auf Mahnung versenden, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen.
4. Optional passen Sie die E-Mail-Empfänger oder den E-Mail-Text wie erforderlich an.

5. Klicken Sie auf Senden.

   Damit wird der aktuelle Kontoauszug unmittelbar an die angegebenen Empfänger:innen gesendet.

Kontoauszüge erneut verteilen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, z.B. wenn das automatische Ablegen fehlgeschlagen ist oder ein neuer Zielordner gefüllt werden soll. Dafür bietet JustOn die benutzerdefinierte Schaltfläche PDF verteilen. Sie können Datensätze in Listen auswählen und dann die entsprechenden PDF-Dokumente mit Hilfe dieser Funktion an konfigurierbare Zielordner senden.

Hinweis

Benutzen Sie die Funktion zum erneuten Verteilen von PDF-Dokumenten mit Bedacht. JustOn prüft den jeweiligen Zielordner nicht auf vorhandene Dateien. Erneutes Speichern der gleichen Dateien im gleichen Ziel erzeugt Duplikate, was zu Fehlverhalten führen kann.

Um mehrere Kontoauszugs-PDF-Dokumente (erneut) zu verteilen:

Das erneute Verteilen von PDF-Dokumenten muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling PDF Redistribution EN.

1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

   Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie in einen Zielordner ausgeben wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Kontoauszüge in die Ausgabe einzubeziehen.

3. Klicken Sie auf PDF verteilen.
4. Wählen Sie den Zielordner für die Ausgabe aus.
5. Markieren Sie optional die das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie nur Entwurfsordner und Entwurfsdokumente einbeziehen wollen.

6. Klicken Sie auf Weiter.

   Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente erneut erzeugt und diese im ausgewählten Zielordner ausgibt.

Kontoauszüge herunterladen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Kontoauszüge lokal auf einen Rechner herunterzuladen. Dafür bietet JustOn eine benutzerdefinierte Schaltfläche, mit der Sie die PDF-Dokumente ausgewählter Datensätze als ZIP-Datei laden können.

1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

   Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie herunterladen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Kontoauszüge in den Download einzubeziehen.

3. Klicken Sie auf ZIP laden.

4. Wählen Sie optional ein spezielles Dateinamenformat aus.

   Die Dropdown-Liste zeigt den Eintrag Automatischer Dateiname sowie alle benutzerspezifisch angelegten Formate an (siehe PDF Name EN).

5. Klicken Sie auf Starten.

   Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente bei Bedarf erneut erzeugt, sammelt und in einer ZIP-Datei speichert.

   Je nach Zahl der erfassten Datensätze kann es vorkommen, dass der Job stoppt, ohne einen Fehler anzuzeigen. Brechen Sie in diesem Fall den laufenden Job ab und starten Sie die Operation mit weniger Datensätzen erneut.

6. Klicken Sie nach Abschluss des Prozesses auf ZIP herunterladen.

   Damit wird der Dialog zum Speichern der ZIP-Datei angezeigt.