Rechnungen exportieren

Ihr Geschäftsmodell kann es erfordern, Rechnungen oder Buchungsvorschläge zu exportieren, die in externen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen wie z.B. DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics importiert werden sollen. Solche Systeme erwarten zum Import dieser Daten (einschließlich Rechnungsposten und Steuerdaten) üblicherweise speziell formatierte CSV-Dateien. Dafür bietet JustOn Billing & Invoice Management eine flexible CSV-Export-Funktion. Damit können Sie den Rechnungs- oder Buchungsvorschlag-Export genau nach Ihren Anforderungen konfigurieren und ausführen.

Info

Beachten Sie, dass der Rechnungsexport nicht dem Speichern von Rechnungs-PDFs dient. Um bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, verwenden Sie die Funktion PDF verteilen (siehe Rechnungs-PDF in Dateiablage übertragen).

Rechnungsexport-Verlauf

Zusätzlich zur eigentlichen Exportdatei (je nach verwendeter Exportkonfiguration CSV oder SEPA-XML) erzeugt der Exportvorgang für jede exportierte Rechnung einen Eintrag im Rechnungsexport-Verlauf. Jeder Verlaufsdatensatz enthält folgende Informationen:

• Exportzeit
• Nächstes Zahldatum (bei Teilzahlungsrechnungen)
• Dateiname und Link zur exportierten Datei
• Markierung, die angibt, ob ein Zahlungssaldo erzeugt wurde
• Markierung, die angibt, ob wiederholte Exporte verhindert werden sollen

• Markierung, die angibt, ob eine Rechnung mehrfach exportiert wurde (erzwungener Export)

  Das Feld Times Exported auf der Rechnung zeigt an, wie oft eine Rechnung exportiert wurde.

Informationen zur CSV-Exportkonfiguration finden Sie in Configuring Invoice CSV Export EN.

Info

Salesforce Files ist das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die auf Salesforce Files aufbauenden JustOn-Funktionen nutzen zu können, müssen die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellunge und Salesforce CRM Content eingerichtet sein.

Export ausführen

Um ausgewählte Rechnungen aus der Rechnungsliste zu exportieren:

1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

   Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Exportieren nicht an.

2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie exportieren wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Export einzubeziehen.

3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Exportieren.

4. Geben Sie Start und Ende des Exportzeitraums an.

   Damit wird der Export auf Rechnungen aus diesem Zeitraum beschränkt.

   Wenn Sie kein Start- und Enddatum angeben, werden alle aktuell in der Liste ausgewählten Rechnungen einbezogen.

5. Wählen Sie die Exportkonfiguration(en) aus, die Sie anwenden wollen.

6. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Erzeuge Zahlungen während des Exports.

   Damit wird die Vorgabeeinstellung aus der Exportkonfiguration überschrieben.

7. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Export erzwingen.

   Damit lassen sich Rechnungen mehrfach exportieren.

   Verwenden Sie diese Option mit äußerster Vorsicht. Mehrfache Exporte können Fehler oder falsches Verhalten im Zielsystem verursachen.

8. Klicken Sie auf Weiter.

   Damit werden alle Rechnungen aus der aktuellen Listenauswahl und dem angegebenen Zeitraum entsprechend der gewählten Exportkonfiguration in eine CSV-Datei exportiert.

   Wenn Sie die Option Erzeuge Zahlungen während des Exports markiert haben, erzeugt JustOn Zahlungssaldi und setzt die entsprechenden Rechnungen auf Bezahlt bzw. Gutgeschrieben.

   Sie finden die exportierte CSV-Datei in dem Zielordner, der in der gewählten Exportkonfiguration festgelegt ist, oder – sofern kein Ziel definiert ist – im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum.

Hinweis

Stellen Sie sicher, Rechnungen höchstens einmal pro Tag zu exportieren, um später Fehler in der Salesforce-Datenbank zu vermeiden.

Exportergebnisse prüfen

Zusätzlich zur eigentlichen Exportdatei (je nach verwendeter Exportkonfiguration CSV oder SEPA-XML) erzeugt der Exportvorgang für jede exportierte Rechnung einen Eintrag im Rechnungsexport-Verlauf. Jeder Verlaufsdatensatz enthält folgende Informationen:

• Exportzeit
• Nächstes Zahldatum (bei Teilzahlungsrechnungen)
• Dateiname und Link zur exportierten Datei
• Markierung, die angibt, ob ein Zahlungssaldo erzeugt wurde
• Markierung, die angibt, ob wiederholte Exporte verhindert werden sollen

• Markierung, die angibt, ob eine Rechnung mehrfach exportiert wurde (erzwungener Export)

  Das Feld Times Exported auf der Rechnung zeigt an, wie oft eine Rechnung exportiert wurde.

Info

Der Rechnungsexport-Verlauf ist ab JustOn 2.63 verfügbar.

JustOn ignoriert bereits exportierte Rechnungen, wenn das (bis Version 2.62 benutzte) Feld Exportiert gesetzt ist.

Einträge im Rechnungsexport-Verlauf sind über die Themenliste Rechnungsexport-Verlauf auf dem Rechnungsdatensatz erreichbar:

1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Nummer der betreffenden Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen.

3. Klicken Sie im Bereich Schnell-Links für Themenlisten auf Rechnungsexport-Verlauf.

   Damit werden die für die aktuelle Rechnung vorhandenen Einträge im Exportverlauf angzeigt.

4. Klicken Sie auf den Namen eines Exportverlauf-Eintrags, um die Details zum erfolgten Export anzuzeigen.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Exportverlauf-Datensätze nicht versehentlich gelöscht werden. Bei bestimmten CSV-Exportkonfigurationen und allen SEPA-Exportkonfigurationen benötigt JustOn diese Datensätze, um einen wiederholten Export von Rechnungen zu verhindern.