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Rechnungen übermitteln

Finalisierte Rechnungen, also solche, die auf Offen gesetzt und zur Zahlung fällig sind, müssen an ihre Empfänger:innen übermittelt werden.

Hinweis

Salesforce Files ist das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die auf Salesforce Files aufbauenden JustOn-Funktionen nutzen zu können, müssen die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content eingerichtet sein.

Rechnungs-PDF-Dokumente per E-Mail senden

Standardmäßig bietet JustOn die Übertragung der erzeugten Rechnungs-PDF-Dokumente per E-Mail. Informationen zu den in der E-Mail enthaltenen Daten (Betreff, Text usw.) finden Sie unter Email Contents EN.

Damit eine Rechnung in den E-Mail-Versand einbezogen wird, muss das Kontrollkästchen Per E-Mail versenden markiert sein.

Damit eine Rechnung automatisch beim Finalisieren per E-Mail versendet wird, muss das Kontrollkästchen AutoSend markiert sein (see Email Auto Send EN).

Um das Verfolgen der Rechnungszustellung zu erleichtern, erzeugt JustOn eine (vergangene) Aufgabe für gesendete Rechnungs-E-Mails. Diese Aufgaben werden als Aktivität an der jeweiligen Rechnung gespeichert. Weitere Informationen finden Sie in Email Tracking EN.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungs-PDF-Dokumente per E-Mail zu senden:

  • alle oder ausgewählte Rechnungen aus der Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder im Register Rechnungen oder
  • einzelne Rechnungen aus der Detailansicht heraus.

Info

Beachten Sie, dass die E-Mails standardmäßig nicht sofort gesendet werden. JustOn reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03:00 (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

E-Mail-Status

email
E-Mail-Versand aus JustOn

JustOn speichert den Versandstatus im Feld E-Mail-Status an der Rechnung oder am Beleg. Folgende Status sind möglich:

E-Mail-Status Beschreibung
Nicht gesendet Vorgabestatus: E-Mail wurde noch nicht gesendet.
In Warteschlange E-Mail ist in die Warteschlange zum Versand durch den entsprechenden Auftrag eingereiht.
Wird gesetzt, wenn Benutzer:innen auf Senden klicken.
Gesendet E-Mail wurde vom E-Mail-Auftrag abgearbeitet.
Fehler E-Mail konnte wegen eines Fehlers nicht gesendet werden. Die Fehlermeldung wird ins Feld E-Mail-Fehler geschrieben.
Der E-Mail-Auftrag versucht, die E-Mail beim nächsten Lauf erneut abzuarbeiten.
E-Mail-Anhänge

Beim generischen Rechnungslauf kann JustOn Dokumente, die einem Ausgangsobjekt zugeordnet sind, mit der entstehenden Rechnung verknüpfen. Die verknüpften Dokumente werden beim Übertragen der Rechnungen (z.B. per E-Mail) angehängt und damit an die Empfänger:innen gesendet.

Die Weitergabe wird pro Dokument per Kontrollkästchen aktiviert. Stellen Sie durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die erforderlichen Dokumente ausgewählt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in Propagating Associated Documents EN.

Beachten Sie bei der Auswahl von Dateianhängen die von Salesforce gesetzte maximale Größe von E-Mails. Bei entsprechender Konfiguration (Option Include as attachment up to Salesforce email size limit or as links if more) beträgt die maximale Größe der Anhänge pro E-Mail 25 MB. Wenn die Anhänge diese Grenze überschreiten, werden sie als HTML-Links gesendet.

Mehrere Rechnungs-PDF-Dokumente senden

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Versenden nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Versenden.

  4. Geben Sie optional zusätzliche Versandoptionen an.

    • Blindkopie an mich: Veranlasst JustOn, eine Blindkopie an den oder die aktuelle:n Benutzer:in zu senden.

    • E-Mails unmittelbar versenden: Veranlasst JustOn, die E-Mails sofort zu versenden.

      Lassen Sie das Kästchen unmarkiert, reiht JustOn die E-Mails in eine Warteschlange ein, die dann mit einem geplanten Auftrag abgearbeitet wird (standardmäßig täglich 03:00).

  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden die markierten bzw. alle Rechnungen an alle Accounts gesendet, für die ein:e E-Mail-Empfänger:in konfiguriert ist.

Info

Falls Sie mehrere E-Mails erneut senden müssen, müssen Sie den E-Mail-Status zuvor auf Nicht gesendet zurücksetzen.

Einzelne Rechnung senden

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Rechnung, die Sie versenden wollen.

  3. Klicken Sie auf Senden.

    Bei Entwurfsrechnungen haben Sie die Option, die Rechnung zu finalisieren.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Bearbeiten Sie die E-Mail-Details wie erforderlich.

    Die E-Mail enthält als Vorgabe den konfigurierten E-Mail-Kontakt (wenn vorhanden) und die in der Vorlage definierten Inhalte (siehe Email Contents EN).

  6. Klicken Sie auf Senden.

    Damit wird die aktuelle Rechnung unmittelbar an die angegebenen Empfänger:innen gesendet.

JustOn Billing & Invoice Management kann über JustOn Cash Management mit Zahlungsdienstleistern verbunden werden. Nach der Einrichtung setzt die Software einen Link zur Bezahlseite (siehe Payment Page Link EN), um Rechnungsempfänger:innen die Möglichkeit zu geben, ihre Rechnungen direkt zu bezahlen. Im Falle von Zahlplanänderungen, bei Fehlern oder nach dem Finalisieren einer Rechnung in der Detailansicht können Benutzer:innen die Links zur Bezahlseite aktualisieren.

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen.
  2. Markieren Sie die Rechnungen, für die Sie die Links zur Bezahlseite erhalten wollen.
  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Links zur Bezahlseite holen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden die Links zur Bezahlseite für die markierten Rechnungen oder die zugehörigen Raten abgerufen oder aktualisiert, wobei die vorhandenen Daten in den Feldern Bezahlseiten-URL und Bezahlseiten-URL-Fehler überschrieben werden, unabhängig davon, ob bereits ein gültiger Link vorhanden war.

    Dadurch werden die PDF-Dateien der Rechnungen nicht automatisch aktualisiert. Falls erforderlich, erzeugen Sie die entsprechenden PDF-Dateien manuell neu.

Info

Beim Ändern eines Zahlplans einer abgeschlossenen Rechnung werden alle bestehenden Posten gelöscht und neue Posten auf Basis des neuen Zahlplans erstellt. Dies hat zur Folge, dass die Links zur Bezahlseite der Rechnung und der Raten, die sich auf die gelöschten Posten beziehen, ungültig werden und daher gelöscht werden. Um wieder gültige Links zur Bezahlseite zu erhalten, müssen Benutzer:innen die Links mit der Schaltfläche Links zur Bezahlseite holen aktualisieren.

In Salesforce Lightning können Sie im Register Dateien manuell einen öffentlichen Link zum Rechnungs-PDF-Dokument anlegen.

  1. Öffnen Sie das Register Dateien.

  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü neben der Datei, die Sie freigeben wollen, und klicken Sie auf Öffentlicher Link.

    Dateien, die bereits in Cloud-Speicher geladen wurden, sind nicht mehr im Register Dateien verfügbar.

  3. Klicken Sie im Dialog Öffentliche Link-Freigabe auf Link erstellen.

    Sie können den Link dann kopieren und mit Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung an eine:n beliebige:n Empfänger:in senden.

Info

Sie können JustOn automatisch öffentliche Links erzeugen lassen. Weitere Informationen finden Sie in Setting Up Public Link Generation EN.

Rechnungs-PDF-Dokumente erneut verteilen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, z.B. wenn das automatische Ablegen fehlgeschlagen ist oder ein neuer Zielordner gefüllt werden soll. Dafür bietet JustOn die benutzerdefinierte Schaltfläche PDF verteilen. Sie können Datensätze in Listen auswählen und dann die entsprechenden PDF-Dokumente mit Hilfe dieser Funktion an konfigurierbare Zielordner senden.

Hinweis

Benutzen Sie die Funktion zum erneuten Verteilen von PDF-Dokumenten mit Bedacht. JustOn prüft den jeweiligen Zielordner nicht auf vorhandene Dateien. Erneutes Speichern der gleichen Dateien im gleichen Ziel erzeugt Duplikate, was zu Fehlverhalten führen kann.

Um mehrere Rechnungs-PDF-Dokumente (erneut) zu verteilen:

Das erneute Verteilen von PDF-Dokumenten muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Defining File Distribution EN und Enabling PDF Redistribution EN.

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche PDF verteilen nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie in einen Zielordner ausgeben wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in die Ausgabe einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie PDF verteilen.
  4. Wählen Sie den Zielordner für die Ausgabe aus.
  5. Markieren Sie optional die das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie nur Entwurfsordner und Entwurfsdokumente einbeziehen wollen.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente erneut erzeugt und diese im ausgewählten Zielordner ausgibt.

Rechnungs-PDF-Dokumente herunterladen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Rechnungs-PDF-Dokumente lokal auf einen Rechner herunterzuladen. Dafür bietet JustOn die Möglichkeit, Rechnungsdatensätze in der Listenansicht auszuwählen und die PDF-Dokumente dieser Rechnungen (jedoch ohne Anhänge) als ZIP-Datei lokal zu speichern.

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche ZIP laden nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie herunterladen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Download einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie ZIP laden.

  4. Wählen Sie optional ein spezielles Dateinamenmuster aus.

    Die Dropdown-Liste zeigt den Eintrag Automatischer Dateiname sowie alle benutzerspezifisch angelegten Formate an (siehe PDF Name EN).

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente bei Bedarf erneut erzeugt, sammelt und in einer ZIP-Datei speichert.

    Beachten Sie, dass der Download nur die Rechnungs-PDF-Dokumente berücksichtigt. Alle angehängten Dokumente aus Rechnungsquelldatensätzen werden nicht berücksichtigt.

    Je nach Zahl der erfassten Datensätze kann es vorkommen, dass der Job stoppt, ohne einen Fehler anzuzeigen. Brechen Sie in diesem Fall den laufenden Job ab (Seite verlassen oder Browser-Tab schließen) und starten Sie die Operation mit weniger Datensätzen erneut.

  6. Klicken Sie nach Abschluss des Prozesses auf ZIP herunterladen.

    Damit wird der Dialog zum Speichern der ZIP-Datei angezeigt.

E-Rechnungen über Peppol senden

Zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung kann JustOn Billing & Invoice Management elektronische Rechnungen in folgenden Formaten erzeugen:

Sie können die E-Rechnung-Dateien an das Peppol-Netzwerk senden, von wo aus die elektronischen Rechnungen an rechnungsempfangenden Organisationen übermittelt werden.

Stellen Sie sicher, dass die Erzeugung von E-Rechnungen und die Peppol-Integration korrekt konfiguriert sind. Außerdem müssen die Schaltflächen E-Rechnungen senden auf der Listenansicht oder E-Rechnung senden der Detailansicht vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling E-Invoice Creation EN.

Mehrere E-Rechnungen über Peppol senden

Um mehrere E-Rechnungen über Peppol zu versenden:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen.

  2. Filtern Sie die Listenansicht oder markieren Sie die Rechnungen, die übertragen werden sollen.

    Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle aufgelisteten Rechnungen einbezogen.

    Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen die erforderlichen Bedingungen erfüllen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie E-Rechnungen senden.

    Damit wird die Anzahl der zu verarbeitenden Rechnungen angezeigt.

  4. Aktivieren Sie optional die Funktion Fehlende E-Rechnungen erstellen.

    Damit werden für alle Rechnungen ohne E-Rechnung-XML-Datei die dazugehörigen E-Rechnung-XML-Dateien erzeugt.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird die Übertragung der elektronischen Rechnungen zur Weiterleitung an das Peppol-Netzwerk gestartet. Die Seite zeigt den Fortschritt und die Protokollmeldungen der Operation an.

    Auch im Falle eines Fehlers kann der Vorgang abgeschlossen werden. Um sicher zu sein, dass die E-Rechnungen übertragen wurden, überprüfen Sie das Feld Fehler E-Rechnung der verarbeiteten Rechnungen oder erstellen Sie einen Bericht, um das Ergebnis anzuzeigen.

    Durch Klick auf Fertigstellen kehren Sie zum Register Rechnungen zurück.

Einzelne E-Rechnung über Peppol senden

Um eine E-Rechnung-Datei über Peppol zu versenden:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie über Peppol versenden wollen.

    Stellen Sie sicher, dass die Rechnung die erforderlichen Bedingungen erfüllt.

  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie E-Rechnung senden.

  3. Klicken Sie gegebenenfalls auf Erzeugen, um die E-Rechnung-Datei zu erzeugen.

    Wenn noch keine E-Rechnung-XML-Datei existiert (Status E-Rechnung ist Nicht erstellt), fordert JustOn Billing & Invoice Management Sie auf, sie zu erzeugen. Damit wird die E-Rechnung-XML-Datei erstellt, validiert und an den aktuellen Rechnungsdatensatz angehängt.

    JustOn Billing & Invoice Management bestimmt das E-Rechnungsformat automatisch. Falls Sie nicht sicher sind, welche E-Rechnungsformate der Rechnungsempfänger akzeptiert oder wenn Peppol einen SMP-Lookup-Fehler meldet (SMP entry NOT found oder SMP lookup not successful in einer Peppol-Benachrichtigung), können Sie im Peppol Directory nachsehen.

  4. Passen Sie, falls nötig, die Empfängeradresse und das Adressschema an.

  5. Klicken Sie auf Senden, um den Vorgang zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die elektronische Rechnung zur Weiterleitung an das Peppol-Netzwerk übertragen.

    Durch Klick auf Fertigstellen wird der Dialog geschlossen.

E-Rechnungen erzeugen

Zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung kann JustOn Billing & Invoice Management elektronische Rechnungen in folgenden Formaten erzeugen:

Sie können die E-Rechnung-Dateien über ein Rechnungsportal bzw. per E-Mail an die rechnungsempfangenden Organisationen übermitteln.

Stellen Sie sicher, dass die Erzeugung von E-Rechnungen korrekt konfiguriert ist und die Schaltfläche E-Rechnung erzeugen vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie in Enabling E-Invoice Creation EN.

Um eine E-Rechnung-XML-Datei für eine Rechnung zu erzeugen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie eine E-Rechnung-XML-Datei erzeugen wollen.

    Stellen Sie sicher, dass die Rechnung die erforderlichen Bedingungen erfüllt.

  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie E-Rechnung erzeugen.

  3. Überprüfen Sie das ausgewählte Format für die E-Rechnung-XML-Datei aus und ändern Sie es gegebenenfalls.

    JustOn Billing & Invoice Management bestimmt das E-Rechnungsformat automatisch. Falls Sie nicht sicher sind, welche E-Rechnungsformate der Rechnungsempfänger akzeptiert oder wenn Peppol einen SMP-Lookup-Fehler meldet (SMP entry NOT found oder SMP lookup not successful in einer Peppol-Benachrichtigung), können Sie im Peppol Directory nachsehen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um den Vorgang zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird eine E-Rechnung-XML-Datei erzeugt, validiert und an den aktuellen Rechnungsdatensatz angehängt.

    Beim Erzeugen der E-Rechnung-XML-Datei werden alle bisherigen E-Rechnung-Anhänge an der Rechnung mit dem Prefix einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_ gelöscht.

E-Rechnungen über Basware senden

JustOn Billing & Invoice Management kann elektronische Rechnungen an Basware Network Services übertragen, von wo aus sie an die jeweiligen rechnungsempfangenden Organisationen gesendet werden. Weitere Informationen zur Basware-Integration und den grundlegenden Konzepten finden Sie in Basware Integration Concepts EN.

Stellen Sie sicher, dass die Basware-Integration korrekt konfiguriert ist und die Schaltfläche An Basware senden vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie in Setting Up Invoice Distribution With Basware EN.

Mehrere E-Rechnungen senden

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche An Basware senden nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie An Basware senden.

    Damit werden alle elektronischen Rechnungen, deren Basware-Status nicht Beendet ist, sowie die angehängten Dokumente zum Versand an Basware übertragen.

Einzelne E-Rechnung senden

Info

Sie können eine Rechnung einzeln an Basware übermitteln, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

  • Die Rechnung ist noch nicht an Basware übertragen, d.h. der Basware-Status ist nicht Beendet.
  • Die Rechnung ist übertragen, aber Basware hat sie aus technischen Gründen zurückgewiesen. Um entsprechende Benachrichtigungen zu erhalten und das erneute Senden von fehlgeschlagenen Übertragungen zu ermöglichen, müssen Sie Basware-Benachrichtigungen aktivieren (siehe Enabling Notification Retrieval EN).

Um eine E-Rechnung von einer einzelnen Rechnung zu senden oder erneut zu senden:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie an Basware übertragen wollen.

    Sie können Rechnungen in den Status Offen, Bezahlt und Gutgeschrieben senden.

  2. Klicken Sie auf An Basware senden.

  3. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die aktuelle elektronische Rechnung zum Versand an Basware übertragen.

Info

Beim (erneuten) Senden einer Rechnung an Basware erzeugt JustOn einen neuen Basware-Status-Datensatz. Beim jeweils neuesten Datensatz ist das Kontrollkästchen Ist das aktuellste markiert. Diese Information lässt sich z.B. für Auswertungszwecke benutzen.

Rechnungen für Druck und Postversand vorbereiten

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Rechnungs-PDF-Dokumente auszudrucken und die Briefe dann per Post zu versenden. Dazu lassen Sie JustOn bei der Rechnungserzeugung die Empfängeradresse festlegen und die erzeugten PDF-Dateien in einem eigens dafür vorgesehenen Zielordner ablegen.

Das Vorbereiten von Rechnungen für Druck und Versand umfasst in der Regel:

Sobald das System entsprechend eingerichtet ist, können Sie Geschäftsabläufe einrichten, um die Rechnungen drucken zu lassen, oder Sie integrieren einen externen Druck- und Versanddienst.

Rechnungsempfänger-Kontaktrolle festlegen

Mit Kontaktrollen können Sie Kontakt- und Adressfelder von Kontoauszügen bei Rechnungsläufen füllen. JustOn unterstützt Kontaktrollen, die im Feld JustOn-Kontaktrolle des Objekts Kontakt definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Using Contact Roles With Invoice Run and Statement Run EN.

Für diese Funktion muss das Feld JustOn-Kontaktrolle in der Detailansicht des Objekts Kontakt verfügbar sein (siehe Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN).

Um für einen Kontakt die Kontaktrolle Invoice Mailing Contact festzulegen:

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt.
  2. Wechseln Sie zum Register Details.
  3. Klicken Sie auf neben dem Feld JustOn-Kontaktrolle.
  4. Wählen Sie den Anwendungsfall Invoice Mailing Contact aus.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

Rechnungen zum Drucken markieren

Das Rechnungsobjekt enthält das Kontrollkästchen Rechnung drucken. Sie können es als Auswahlkriterium verwenden, um die Rechnungsdatensätze zu ermitteln, deren PDF-Dateien gedruckt werden sollen.

In Abhängigkeit von Ihren Quelldaten oder Geschäftsprozessen kann die Art und Weise, wie Sie das Kontrollkästchen Rechnung drucken auswählen, variieren. Sie können z. B. den ON-Feld-Mechanismus EN, Salesforce-Prozesse oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden, um es bei der Rechnungserstellung automatisch setzen zu lassen, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen. Alternativ können Sie Geschäftsabläufe etablieren, damit Benutzer:innen dieses Kontrollkästchen bei den gewünschten Datensätzen manuell markieren.

Dateiablage konfigurieren

Um die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dokumente bereitzuhalten, benötigt JustOn einen eigens dafür vorgesehenen Ablageort (siehe File Distribution EN). Dies kann ein Verzeichnis in einem Cloud-Speicher oder eine Bibliothek in Salesforce Files sein.

  1. Öffnen Sie als Administrator:in in Setup Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Klicken Sie in der Zeile File Distribution auf Verwalten.

  3. Klicken Sie auf Neu.

  4. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Feld Mögliche Werte Beschreibung
    Name string Eindeutiger Name für den Konfigurationsdatensatz.
    Gibt bei Cloud-Speicherdiensten (Amazon S3 oder Google Drive) den Namen des Zielordners an.
    Active true Gibt an, ob dieser Zielordner verwendet werden soll oder nicht. Nur aktive Zielordner werden berücksichtigt.
    Backend Folder
    GoogleDrive
    AmazonS3    		 Gibt das Zielordner-Backend an. Folder aktiviert das bibliotheks-/ordnerbasierte Backend für Salesforce Files.
    Path string Gibt für das Backend Folder den vollständigen Pfad an (Bibliothek/Ordner), der in Salesforce Files konfiguriert ist.
    PDF Name string Gibt das Benennungsmuster und die Dateiendung für die Dateinamen der zu erzeugenden PDF-Dokumente an. Kann Platzhalter enthalten, z.B. [AccountName]_Invoice_[InvoiceNo].pdf.
    Select Condition PrintInvoice__c = TRUE Gibt die Bedingung zur Auswahl der Rechnungen an, die in diesen Ordner kopiert werden (eine Condition Expression wie in SOQL WHERE-Ausdrücken).
    Weitere Informationen finden Sie in SOQL WHERE clause in der Salesforce-Hilfe.
    Use Case InvoicePDF Gibt den vorgesehenen Zweck für den Zielordner an, InvoicePDF (oder leer) zum Speichern von PDF-Dokumenten (Rechnungen, Kontoauszüge, Mahnungen)

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit werden die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dateien im angegebenen Zielordner abgelegt. Anschließend kann Ihre (benutzerdefinierte) Druck- und Versandlösung diese Dokumente dort abrufen und entsprechend verarbeiten.