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Anzahlungsrechnungen oder Pro-forma-Rechnungen verwalten

Anzahlungsrechnungen

In bestimmten Geschäftsszenarien ist es üblich, dass Unternehmen Anzahlungen fordern. Dafür lassen sich mit JustOn Anzahlungsrechnungen erzeugen.

Unternehmen können Anzahlungsrechnungen ausstellen, bevor Waren geliefert oder Leistungen erbracht werden, um Vertriebsabschlüsse zu sichern. Die Anzahlung stellt einen Teilbetrag oder einen Prozentsatz des Gesamtrechnungsbetrages dar, der vorab zu zahlen ist. Wenn der Verkauf vollzogen ist, wird die Anzahlungsrechnung geschlossen und die Schlussrechnung ausgestellt.

Weitere Informationen finden Sie in Deposit Invoices EN.

Pro-forma-Rechnung

In bestimmten Geschäftsszenarien müssen Unternehmen Bescheinigungen ausstellen, die den Wert einer Verkaufstransaktion angeben, ohne dass es sich um eine Zahlungsaufforderung handelt. Dafür lassen sich mit JustOn Pro-forma-Rechnungen erzeugen.

Pro-forma-Rechnungen finden beispielsweise Anwendung als Vorabkopie einer Rechnung, als Nachweis des Warenwerts für Zoll- oder Steuerzwecke oder als Auftragsbestätigung. Da eine Pro-forma-Rechnung keine "echte" Rechnung darstellt, ist sie von Buchhaltungs- oder Zahlungsvorgängen ausgenommen.

Weitere Informationen finden Sie in Pro Forma Invoices EN.

Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung anlegen

Anzahlungsrechnung und Pro-forma-Rechnung haben den Typ Deposit bzw. Proforma. Je nach Art und Weise der Rechnungserzeugung gibt es zwei Wege, den Typ festzulegen:

Einzelne Rechnung manuell erzeugen

Wenn Sie eine Rechnung manuell anlegen, stellen Sie entweder Deposit oder Proforma auf der Seite Neue Rechnung anlegen ein.

  1. Legen Sie eine Neue Rechnung an.

    Gehen Sie vor wie in Einzelne Rechnung manuell anlegen beschrieben.

  2. Wählen Sie den gewünschten Rechnungstyp im Feld Typ aus.

    Wählen Sie entweder Deposit oder Proforma aus.

  3. Klicken Sie auf Anlegen.

    Damit wird die Entwurfsrechnung vom Typ Deposit oder Proforma erzeugt.

Rechnung aus Quelldatensätzen erzeugen

Das Erzeugen einer Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung wird mit dem ON-Feld ON_Type am Quellobjekt (Opportunity oder beliebiges Objekt) gesteuert.

Hinweis

Die gewünschte Funktion muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Deposit Invoices EN bzw. Enabling Pro Forma Invoices EN.

  1. Setzen Sie das Feld ON_Type am Objektdatensatz, für den Sie eine Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung erzeugen wollen, auf Deposit bzw. Proforma.

    Das Ausgangsobjekt kann ein beliebiges, entsprechend konfiguriertes Objekt (für den generischen Rechnungslauf) sein.

  2. Für eine Anzahlungsrechnung tragen Sie einen Wert in das Feld ON_DepositRate oder ON_DepositAmount ein.

    ON_DepositRate gibt einen Prozentsatz an zur Berechnung der geforderten Anzahlung, und ON_DepositAmount gibt einen festen Betrag für die Anzahlung an.

    Ist beides definiert, hat der feste Anzahlungsbetrag Vorrang vor dem Prozentsatz.

  3. Erzeugen Sie die Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung für den Objektdatensatz.

    Gehen Sie vor wie in Einzelne Rechnung aus Objekt anlegen oder Generischen Rechnungslauf ausführen beschrieben.

    Damit wird die Entwurfsrechnung für den entsprechenden Objektdatensatz erzeugt.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen übermitteln
Rechnungen stornieren

Info

Eine Anzahlungsrechnung unterliegt den üblichen Prozessen zur Rechnungsverwaltung: Anwendung von Zahlplänen, Finalisierung, Registrierung von Zahlungen und die entsprechende Saldoerzeugung.

Wenn Ihr Geschäftsmodell es außerdem erforderlich macht, Mahnungen für Anzahlungsrechnungen zu erzeugen, müssen Sie diese Funktion gesondert aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Dunning Reminders for Deposit Invoices EN.

Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung schließen

Vor dem Erzeugen der Schlussrechnung müssen Sie die Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung schließen. Prinzipiell ist das auf zwei Wegen möglich:

  • mit der Schaltfläche Schließen auf einer einzelnen Rechnung
  • mit einem benutzerdefinierten Prozess, der von einem Quelldatensatz ausgelöst wird

Info

Ihr Vorgehen hängt von den Geschäftsszenarien und dem entsprechenden Datenmodell in Ihrer Org ab. Wenden Sie sich an die Person, die die Anzahlungsabrechnung oder Pro-forma-Abrechnung eingerichtet hat, um zu erfahren, wie Anzahlungsrechnungen oder Pro-forma-Rechnungen zu schließen sind.

Einzelne Rechnung schließen

Um eine einzelne Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung aus der Detailansicht heraus zu schließen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die Nummer der betreffenden Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Schließen, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die aktuelle Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung geschlossen sowie die benutzerdefinierten Felder ON_Invoice, ON_Type und ON_LastInvoiceRun auf allen betroffenen Quelldatensätzen geleert, um das Erzeugen der Schlussrechnung zu ermöglichen.

Schließen von Quelldatensätzen aus

Zum Schließen der Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung von Quelldatensätzen aus verwenden Sie einen benutzerdefinierten Flow, der entsprechend konfiguriert sein muss. Weitere Informationen finden Sie in Creating Flow for Closing Deposit Invoices EN bzw. Creating Flow for Closing Pro Forma Invoices EN.

Die Kriterien zum Starten des Flows hängen jeweils von den konkreten Geschäftsanforderungen ab. Sie können z.B. ein Kontrollkästchen Anzahlungsrechnung schließen oder Pro-forma-Rechnung schließen am Quellobjekt anlegen, mit dem der Flow gestartet wird, sobald es markiert ist.

Wenn die Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung geschlossen ist, können Sie wie üblich die Schlussrechnung erzeugen – auf die gleiche Weise und basierend auf den gleichen Quelldatensätzen wie die ursprüngliche Anzahlungsrechnung oder Pro-forma-Rechnung.

Weitere Informationen:

How to void a deposit invoice EN