Préparer les données pour l'e-facture

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Avant de créer ou d'envoyer des factures électroniques, vous devez vous assurer que toutes les données requises sur les factures, les lignes de facture et votre entité commerciale sont disponibles.

Résumé

Les données minimales requises comprennent :

Objet	Champs obligatoires
Facture	Numéro de facture Format d'e-facture Date Entité commerciale Référence acheteur Nom du compte Facturation : Ville Facturation : Code postal Facturation : Rue Facturation : Code pays Adresse destinataire de l'e-facture Schéma d'adresse destinataire e-facture Méthode paiement
Ligne de facture	Séquence Quantité Unité Code d'unité Prix unitaire Taux TVA
Entité commerciale	Entreprise Numéro de TVA Ville Code postal Code pays Téléphone Expéditeur de l'e-mail IBAN Adresse expéditeur de l'e-facture Schéma d'adresse expéditeur e-facture

La méthode de paiement n'est pas obligatoire pour générer des factures électroniques valides. Mais JustOn recommande de spécifier une méthode de paiement afin que les destinataires de la facture électronique reçoivent tous les détails de paiement nécessaires. Sachez que si vous utilisez la méthode de paiement SEPA, vous devez fournir l'IBAN requis (en indiquant un instrument de paiement demandé sur la facture lors de l'intégration avec JustOn Cash Management, en utilisant un instrument de paiement dans JustOn Billing & Invoice Management, ou directement à partir du champ Compte bancaire sur la facture).

Sachez que certaines juridictions, certains cas d'utilisation spécifiques ou certains destinataires de factures électroniques peuvent exiger des informations supplémentaires, que vous devrez alors fournir dans les champs correspondants.

Pour plus de détails sur les champs de la facture électronique que JustOn Billing & Invoice Management peut définir par défaut, voir E-Invoice Data Mapping EN.

Pour préparer vos données sources à la génération de factures électroniques, il faut habituellement :

• Créer et réviser une facture test
• Finaliser la facture test pour créer le fichier XML de la facture électronique
• Consulter les champs de statut et le rapport de validation
• Fournir des informations supplémentaires

Créer une facture test

Comme il n'est pas possible de créer un fichier de facture électronique à partir d'un brouillon de facture, JustOn recommande d'utiliser des données de test pour créer et finaliser une facture à des fins de test.

1. Réviser les données de l'entité commerciale, les règles fiscales et les enregistrements des unités de quantité.

   Assurez-vous que les informations requises sur l'expéditeur de la facture électronique, le taux de TVA et le code de catégorie de TVA ainsi que le code d'unité sont disponibles (voir E-Invoice Preconditions EN).

2. Créer un compte de test et des données sources de test (souscription ou objet personnalisé).

   Assurez-vous que les données sources sont complètes, y compris le format de la facture électronique, l'entité commerciale, les conditions de détermination de la règle fiscale, etc.

3. Exécuter une chaîne de facturation pour générer la facture de test.

   Pour plus de détails, voir Exécuter une chaîne de facturation.

4. Examiner le brouillon de la facture généré.

   Pour plus de détails, voir Vérifier le résultat d'une chaîne de facturation et Revoir les brouillons de factures.

Finaliser la facture test

Pour créer le fichier XML de la facture électronique, vous devez finaliser la facture test.

1. Ouvrir la facture test générée.

2. Cliquer sur Finaliser.

   Cela affiche un flux d'écran pour la finalisation, qui comprend la création de la facture électronique.

   À noter

   Les utilisateurs qui créent les factures électroniques doivent être autorisés à accéder à l'application connectée JustOn Platform (voir Enabling App Access for JustOn Platform EN) et à l'API de Salesforce (voir Enabling Salesforce API Access EN).

   De plus, les utilisateurs qui finalisent des factures individuellement à partir de leur vue détaillée doivent être autorisés à exécuter des flux via un jeu d'autorisations ou un profil (voir Enabling Access for New Users EN).

3. Cliquer sur Finaliser pour confirmer et lancer l'opération.

   Cela exécute la finalisation, en générant le fichier XML d'e-facture.

   Le flux d'écran montre la progression de l'opération. Une fois l'opération terminée, cliquer sur Fermer et Actualiser pour revenir à la vue détaillée actualisée de la facture active.

Consulter le statut de l'e-facture

Lorsque la facture électronique a été créée, vous examinez le résultat : les champs de statut Statut de l'e-facture, Statut de l'opérateur d'e-facture et Erreur e-facture sur la facture, ainsi que le rapport de validation joint.

Consulter les champs de statut

1. Ouvrir la facture de laquelle vous voulez revoir le statut de l'e-facture.

2. Examiner les champs de statut pertinents pour identifier les problèmes possibles.

   Les champs suivants contiennent des informations sur le statut de l'e-facture :

   Statut de l'e-facture

   Indique le statut de génération de la facture électronique.

   Statut	Description
   Non créée	Indique les factures qui n'ont pas été traitées pour créer un fichier d'e-facture.
   Erreur de validation	La validation de la facture électronique a échoué. Le rapport de validation est attaché à l'enregistrement de la facture.
   Créée	La facture électronique a été créée et validée correctement. Le fichier XML d'e-facture est attaché à l'enregistrement de la facture.
   Créée avec des avertissements	La facture électronique a été créée mais la validation a généré des avertissements. Le fichier XML d'e-facture et le rapport de validation sont attachés à l'enregistrement de la facture.
   Erreur de distribution	Le transfert de la facture électronique à I'opérateur de distribution a échoué.
   En file d'attente à Peppol	La facture électronique a été transférée correctement à I'opérateur de distribution.

   Statut de l'opérateur d'e-facture

   Permet de suivre le traitement de la facture électronique par l'opérateur de distribution.

   Statut	Description
   En file d'attente	La facture électronique est prête à l'envoi au destinataire.
   Erreur de validation	La validation de la facture électronique a échoué.
   Erreur de conversion	La conversion de la facture électronique (vers un format destinataire spécifique) a échoué.
   Erreur d'envoi	L'envoi de la facture électronique au destinataire a échoué.
   Envoyée	La facture électronique a été envoyée au destinataire.
   Erreur de réception	La réception de la facture électronique par le destinataire a échoué.
   Reçue	Le destinataire a reçu la facture électronique.

   Erreur e-facture

   Affiche des informations détaillées sur les erreurs produites par JustOn Billing & Invoice Management lors de la création ou du traitement du fichier XML de la facture électronique.

Revoir le rapport de validation

En cas d'avertissement ou d'erreur lors de la création de la facture électronique, JustOn Billing & Invoice Management attache un rapport de validation à l'enregistrement de la facture. En général, ce fichier HTML indique des problèmes de qualité des données tels que des champs manquants, des formats de données incorrects, etc.

À savoir

Veuillez noter que votre administrateur peut avoir désactivé le rapport de validation pour les avertissements.

Pour revoir le rapport de validation :

1. Ouvrir la facture de laquelle vous voulez revoir le statut de l'e-facture.

2. Dans la liste associée Notes et pièces jointes, cliquer sur le nom du rapport de validation (einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_<einvoice-format>_validation_report).

   Selon les paramètres de votre navigateur, cela affiche le fichier immédiatement ou vous demande de le télécharger.

3. Examiner le rapport de validation pour identifier les problèmes liés à la qualité des données.

   Utilisez ces informations pour corriger les données de la facture. Pour plus de détails sur les champs utilisés par défaut, voir E-Invoice Data Mapping EN.

Fournir des informations supplémentaires

Certaines juridictions, certains cas d'utilisation spécifiques ou certains destinataires de factures électroniques peuvent exiger des informations supplémentaires dans le fichier XML de la facture électronique qui ne sont pas disponibles par défaut. Dans ce cas, vous devez fournir les données pertinentes dans les champs correspondants.

1. Vérifier si JustOn Billing & Invoice Management prend en charge les données pertinentes pour les factures électroniques.

   Pour plus de détails, voir E-Invoice Data Mapping EN.

2. Si c'est le cas, demander à votre administrateur de créer un champ ON sur l'objet source de la facture destiné à contenir les données requises.

3. Fournir les données source requises.

   Lors de la chaîne de facturation, le mécanisme de champs ON EN copiera les informations fournies sur la facture. Lors de la finalisation, elles seront écrites dans le fichier XML de la facture électronique.