Gérer les soldes

Dans le domaine bancaire et comptable, le solde désigne un montant en argent dû sur un compte qui résulte de transactions de débit et de crédit.

Dans JustOn Billing & Invoice Management en particulier, les opérations commerciales telles que finaliser des factures ou des crédits, affecter des paiements, effectuer des remboursements, appliquer des pénalités de relance, etc. créent des enregistrements individuels de soldes. Ainsi, les soldes indiquent les débits et les crédits pour chaque compte.

À savoir

En général, JustOn crée des soldes automatiquement lors d'opérations spécifiques, par exemple, la finalisation des factures, l'affectation des entrées de paiement, etc. Certains cas nécessitent cependant que les soldes soient créés manuellement, comme les versements d'acompte ou les paiements.

Concepts sur les soldes

Les soldes sont associés à un compte sous la forme d'une relation maître-détail.

JustOn additionne les enregistrements de soldes pour les factures ou les comptes, ce qui crée des soldes de facture et des soldes de compte.

• Le solde du compte est la somme de tous les soldes pour un compte particulier. Un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit.
• Le solde de la facture est la somme de tous les soldes d'une facture particulière. Si cette somme est égale à 0, la facture a le statut Payé; si la somme n'est pas égale à zéro, la facture est considérée comme Ouvert.

Le cumul des soldes affecte les champs suivants :

Objet	Champ affecté	Type de champ	Description
Compte	Solde	Récapitulatif de cumul (SUM Balance.Amount)	Indique la somme de tous les soldes associés à ce compte. Un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit.
Facture	Solde	Devise (16,2)	La somme de tous les soldes pour cette facture. Une facture est considérée comme payée ou réglée lorsque le solde est égal à zéro.
	Statut	Liste de sélection	Le statut de la facture principale est Ouvertlorsque le solde n'est pas nul, et Payélorsque le solde est nul.
	Date Paiement	Date	La date à laquelle le règlement de cette facture a été reçu intégralement. Ce champ est effacé lorsque le solde n'est pas nul, et est fixé à la date du dernier enregistrement de solde lorsque le solde est nul.

Prenons l'exemple suivant : un client a versé un acompte pour un produit commandé et un utilisateur l'enregistre, créant un enregistrement de solde de type Acompte. Les acomptes (ou tout autre enregistrement de solde existant) sont considérés comme tels lors de la création de la facture. Lorsque la facture est finalisée (son statut est Ouvert), JustOn génère un enregistrement de solde de type Facture. Le montant du solde est égal au montant total de la facture. Ensuite, l'utilisateur lettre le règlement final avec la facture, générant un solde de type Paiement. Les enregistrements de solde de facture peuvent ressembler à ceci :

Enregistrement de solde	Montant	Date	Description
Acompte	-10 €	2017-03-02	Acompte de 10 € reçu du client
Facture	25 €	2017-03-27	Change le statut pour Ouvertavec montant total de 25 € et une date d'échéance le 2017-03-27
Paiement	-15 €	2017-03-31	Restant dû de 15 € versé par le client

Le statut de la facture devient Payé(-10 + 25 -15 = 0) avec pour date de règlement le 2017-03-31.

Informations complémentaires :

Standard Balance Types EN
Automatic Balance Assignment EN
Pre-Payment Balance EN
Balance Overpayment EN
Payment Balance Transfer EN
Référence d'objet Balance

Accéder aux soldes

Les soldes sont associés à un compte et peuvent être lettrés à une facture. C'est pourquoi vous accédez généralement aux soldes à partir de ces contextes - via la liste relative aux soldes sur le compte ou sur la facture.

Certains cas de figure peuvent cependant nécessiter d'accéder aux soldes sans tenir compte de leur contexte. À cette fin, JustOn fournit l'onglet Soldes.

À savoir

L'onglet Soldes est disponible à partir de la version 2.61 de JustOn. Si vous avez mis à jour JustOn à partir d'une version antérieure, vous devez autoriser explicitement l'accès au nouvel onglet (voir Enabling Balance Tab Access EN).

L'onglet Soldes offre de nombreuses vues par liste des enregistrements de soldes. Par défaut, les listes suivantes sont disponibles :

Nom de la vue par liste	Description
Tout	Montre tous les soldes existants
Paiements	Montre tous les soldes de type Paiement ou Acompte
Versements (Payouts)	Montre tous les soldes de type Versement ou Remboursement
Non affecté	Montre tous les soldes qui ne sont pas affectés à une facture et qui ne sont pas verrouillés.
Erreur de validation SEPA	Montre tous les soldes avec une erreur de validation SEPA (échec de l'exportation du solde du compte)

À noter

L'intégration de JustOn Billing & Invoice Management avec JustOn Cash Management modifiera vos routines associées aux soldes.

Les soldes liés aux paiements produits pour un flux monétaire enregistré dans JustOn Cash Management (où le champ Origine a la valeur JPAY1) ne doivent pas être soumis à des opérations commerciales basées sur les soldes comme l'affectation aux factures ou le transfert de soldes. Pour couvrir ces scénarios, vous associez manuellement les postes aux paiements dans JustOn Cash Management.

Créer des soldes manuellement

À savoir

En général, JustOn crée des soldes automatiquement lors d'opérations spécifiques, par exemple, la finalisation des factures, l'affectation des entrées de paiement, etc. Certains cas nécessitent cependant que les soldes soient créés manuellement, comme les versements d'acompte ou les paiements.

Vous pouvez créer des soldes dans deux contextes : soit via un compte, soit via une facture. Si vous partez d'une facture, le nouveau solde est immédiatement affecté à cette facture.

Créer un solde sur un compte

Pour créer un solde à partir d'un compte :

1. Ouvrir le compte pour lequel vous voulez créer un nouveau solde.
2. Dans la liste relative aux soldes, cliquer sur Nouveau.

3. Renseigner les détails nécessaires.

   Les détails à fournir obligatoirement sont le compte, la date et le montant.

   Notez qu'un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit du point de vue du compte.

4. Cliquer sur Enregistrer.

   Cela crée le nouvel enregistrement de solde, le rendant disponible pour être affecté à toute facture du compte client, qu'elle soit ouverte ou en mode brouillon.

Créer un solde sur une facture

Pour créer un solde à partir d'une facture :

1. Ouvrir la facture pour laquelle vous voulez créer un nouveau solde.
2. Dans la liste relative aux soldes, cliquer sur Nouveau.

3. Renseigner les détails nécessaires.

   Notez que le montant du solde est prérempli avec le montant ouvert de la facture.

4. Cliquer sur Enregistrer.

   Cela crée un nouvel enregistrement de solde, affecté directement à la facture.

Supprimer des enregistrements de solde

Vous pouvez supprimer les enregistrements de solde incorrects ou les enregistrements de solde qui ont été créés par erreur ou rendus obsolètes.

1. Ouvrir le solde à supprimer.
2. Cliquer sur Supprimer, puis sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

Contrôler manuellement les affectations

Vous pouvez affecter manuellement les soldes existants aux brouillons de facture ou aux factures ouvertes. Il existe deux options pour ce faire :

• Affecter des soldes de compte disponibles à plusieurs factures à partir de la vue par liste ou
• Lettrer un solde de type paiement avec une facture individuelle d'un compte particulier.

Si celle-ci est incorrecte, vous pouvez révoquer l'affectation.

Si un solde de paiement est affecté à un mauvais compte ou à une mauvaise facture, vous pouvez transférer le solde vers un autre compte et, éventuellement, l'affecter à une autre facture.

De plus, vous pouvez empêcher l'affectation automatique d'un solde à une facture lors de la finalisation.

Affecter des soldes à plusieurs factures manuellement

Pour affecter les soldes des comptes disponibles à plusieurs factures à partir d'une vue par liste :

1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

   La vue par liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Assigner les balances.

2. Sélectionner les factures à inclure dans l'affectation du solde, ou laisser toutes les cases non cochées pour inclure toutes les factures de la liste dans l'affectation.

3. Cliquer sur afin d'ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Assigner les balances.

4. Cliquer sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

   Cela affecte tous les soldes de comptes disponibles aux factures ouvertes ou en mode brouillon des comptes correspondants.

Affecter un solde à une facture manuellement

Pour lettrer un solde de type Paiement à une facture d'un compte particulier :

1. Ouvrir la facture à lettrer avec un solde de paiement.

2. Cliquer sur Enregistrer paiement.

   Cela affiche deux sous-onglets :

   • Affecter un solde existant: vous permet d'affecter un solde de compte disponible à la facture.
   • Créer un nouveau solde: vous permet de créer un nouveau solde, affecté directement à la facture.

   S'il n'y a pas de soldes disponibles, seul le sous-onglet Créer un nouveau solde vous est présenté.

3. Sur le sous-onglet Affecter un solde existant, sélectionner le solde que vous souhaitez lettrer avec la facture en cours et cliquer sur Affecter.

   L'option Fractionner Paiements permet de distribuer le surplus du solde (voir Balance Overpayment EN), indépendamment du paramètre Allow Overpayments (voir Enabling Balance overpayment EN).

4. Dans le sous-onglet Créer un nouveau solde, spécifier les détails du solde requis, puis cliquer sur Enregistrer.

   Notez que le montant du solde est prérempli avec le montant ouvert de la facture.

   Selon votre sélection, cela affecte le solde sélectionné à la facture active et crée le nouvel enregistrement de solde, ce qui l'applique immédiatement à la facture active. Cela réduit ainsi le montant à payer pour la facture ou, si cela le compense entièrement, cela définit la facture (ouverte) comme Payé.

Annuler manuellement l'affectation d'un solde à partir d'une facture

1. Ouvrir l'onglet Factures.
2. Cliquer sur le numéro de la facture à modifier pour ouvrir sa vue détaillée.
3. Dans la section Soldes, cliquer sur le numéro du solde pour lequel annuler l'affectation.

4. Cliquer sur Annuler le rapprochement, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

   Cela révoque l'affectation du solde sélectionné à la facture active et retire le montant du solde du solde de la facture.

Transférer un solde vers un nouveau compte

1. Ouvrir le solde à transférer.
2. Cliquer sur Transférer Paiement.

3. Dans la section Nouvelle affectation, sélectionner le compte vers lequel transférer le solde actif.

   Cela affiche les factures ouvertes pour ce compte.

4. Si souhaité, sélectionner une facture à laquelle affecter le solde actif.

5. Cliquer sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

   Cela transfère le solde actif vers le nouveau compte cible et, si sélectionnée, l'affecte immédiatement à la facture cible.

Empêcher l'affectation automatique d'un solde

Par défaut, JustOn Billing & Invoice Management affecte les soldes nouveaux ou disponibles sur le compte aux factures au moment de la finalisation (voir Automatic Balance Assignment EN). Vous pouvez désactiver l'affectation automatique pour des soldes individuels :

1. Ouvrir le solde à exclure de l'affectation automatique.
2. Cliquer sur à côté de la case à cocher Pas de rapprochement automatique et la sélectionner.

3. Cliquer sur Enregistrer.

   Cela empêche l'affectation automatique du solde actuel à une facture lors de sa finalisation.

Rembourser un paiement

À l'aide de la page de paiement livrée avec l'add-on historique JustOn Self-Service Portal, les entreprises ont proposé à leur clientèle l'option de payer directement leurs factures. À cette fin, l'add-on JustOn Self-Service Portal a été intégrée à des prestataires de services de paiement.

Selon votre prestataire de services de paiement intégré, vous pouvez utiliser la fonction de gestion des soldes de JustOn pour rembourser directement un paiement effectué via la page de paiement de l'extension JustOn Self-Service.

Rembourser un solde de paiement renvoie directement le montant spécifié au client. Dans JustOn, cette opération crée un enregistrement de solde du type Remboursement pour le compte.

À noter

Pour rembourser un paiement à partir de la page détaillée du solde correspondante, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le type de solde est Paiement.
• Le paiement a été effectué via l'intégration (historique) de Stripe.
• Il n'y a pas de remboursement de Stripe en attente.
• Il n'y a pas eu précédemment d'échec de remboursement pour le paiement sélectionné.
• Le paiement n'est pas encore entièrement remboursé.
• Le bouton Remboursement est disponible sur la page détaillée du solde.

1. Ouvrir le solde à rembourser.
2. Cliquer sur Rembourser.

3. Si souhaité, modifier le montant à rembourser.

   Si un remboursement partiel existe déjà pour le solde des paiements, la page Rembourser affiche le montant total remboursé et le montant de remboursement disponible.

4. Sélectionner une raison pour le remboursement (facultatif).

   Les raisons suivantes sont disponibles pour le remboursement :

   • Aucune
   • Doublon
   • Frauduleux
   • Demandé par le client

   Si vous soupçonnez que cette transaction est frauduleuse et que vous spécifiez Frauduleux comme raison, cela ajoutera la carte et l'email associés à vos listes de blocage Stripe et contribuera également à l'amélioration de l'algorithme de détection des fraudes de Stripe.

5. Cliquer sur Rembourser afin de confirmer et de finaliser l'opération.

   Cela lance le processus de remboursement et vous renvoie au solde de paiement initial.

À savoir

Patientez quelques minutes jusqu'à ce que le remboursement soit traité par le service de paiement. Une fois celui-ci effectué, JustOn crée un solde de remboursement. En cas d'erreur, JustOn crée un encaissement correspondant.

Pour plus de détails sur une transaction de paiement, de possibles erreurs, etc., cliquer sur Afficher la transaction dans le Dashboard Stripe.

Exporter des ordres de virement bancaire à partir de soldes

Une fois la configuration effectuée (voir Enabling Balance Export EN), vous pouvez exporter les ordres de virement SEPA à partir de l'onglet Soldes ou à partir de la liste relative aux soldes d'un compte.

À savoir

Si nécessaire, vous pouvez configurer un filtre de vue par liste pour afficher uniquement les soldes pertinents. Les critères de filtre peuvent comprendre le type de solde (Paiement ou Acompte), le montant (valeurs négatives) ou la date.

1. Ouvrir la vue par liste des soldes souhaitée.

   En cas d'exportation depuis l'onglet Soldes :

   1. Ouvrir l'onglet Soldes.
   2. Sélectionner la vue par liste Non affecté.
   3. Cocher les cases situées à côté des soldes à exporter ou ne cocher aucune case afin d'inclure tous les soldes de la liste.

   En cas d'exportation depuis le compte :

   1. Ouvrir le compte pour lequel exporter des ordres de virement bancaire à partir de soldes.
   2. Naviguer vers la liste relative aux soldes.
   3. Si souhaité, cliquer sur Afficher tout et cocher les cases situées à côté des soldes à exporter.
      En l'absence de sélection, tous les soldes seront inclus dans l'exportation.

2. Cliquer sur Exporter.

3. Sélectionner les paramètres d'exportation à appliquer.

4. Définir une date de paiement.

   Par défaut, la date du solde est utilisée. S'agissant des soldes pour lesquels la date est située dans le passé, JustOn corrige la date de paiement à TODAY + 2.

   La date de paiement doit être située deux à cinq jours dans le futur. Pour de plus amples informations, veuillez contacter votre banque.

5. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Créer des soldes inverses.

   Cela écrase le paramètre préconfiguré Créer les paiements défini dans la configuration de l'exportation.

6. Cliquer sur Continuer.

   Cela exporte les ordres de virement bancaire pour les soldes inclus dans la liste de sélection active et dans la plage de date spécifiée conformément à la configuration de l'exportation sélectionnée. Vous trouverez les fichiers SEPA exportés au format XML à l'emplacement défini dans la configuration de l'exportation sélectionnée ou, si celui-ci n'est pas spécifié, dans l'onglet Fichiers de Salesforce, dans le groupe Dont je suis propriétaire.

   Si vous avez sélectionné l'option Créer des soldes inverses, JustOn crée des soldes inverses pour les soldes exportés afin de compenser leur montant.

   À noter

   Selon le nombre d'ordres de transfert traités, la taille du fichier XML SEPA peut être trop grande. C'est pourquoi JustOn tronque le fichier SEPA au format XML lorsqu'il atteint environ 3 Mo et génère un autre fichier.

   Dans tous les cas, ayez conscience des éventuelles limitations du système bancaire cible. Vérifiez avec votre banque combien d'entrées sont autorisées par fichier XML et quelle est la taille maximale des fichiers XML.

À savoir

Les soldes exportés ainsi que les soldes inverses générés sont verrouillés. Le champ Verrouillé est défini comme true et la Raison Verrouillage est définie comme Export SEPA. Les soldes verrouillés sont exemptés de certains processus de l'entreprise, tels qu'exportation (supplémentaire) ou affectation automatique de solde (voir Automatic Balance Assignment EN).

Encaisser les paiements prescrits

JustOn Billing & Invoice Management peut encaisser les paiements prescrits (voir Payment Balance Collection EN) à l'aide de soldes spécifiques du type Remise de dette.

Une fois configuré, vous pouvez invoquer l'encaissement des paiements selon vos besoins soit

• à partir d'un solde individuel,
• à partir d'une vue de liste filtrée des soldes qui affiche les enregistrements pertinents, ou
• à partir de la liste relative aux soldes d'un compte.

Encaisser un solde du paiement individuel

Pour encaisser un solde de paiement individuel et effectuer une remise de dette :

1. Ouvrir le solde de paiement correspondant.
2. Cliquer sur Encaisser.

3. Sélectionner une date de la remise de dette.

   La date du jour est fixée par défaut.

4. Sélectionner un taux de taxe ou sélectionner Pas de calcul des taxes.

   Le montant de la remise de dette est toujours une valeur brute. Les taux de taxe affectent la génération des écritures comptables. Les taux de taxe disponibles sont issus des règles de taxe configurées. Pour plus de détails, voir Booking Write-Off Balances EN.

5. Cliquer sur Continuer.

   Cela crée un solde de remise de dette pour le solde de paiement actuel et bloque les deux soldes correspondants.

Encaisser des soldes de paiements multiples

Vous pouvez encaisser des soldes de paiements multiples à partir de l'onglet Soldes ou à partir de la liste relative aux soldes d'un compte.

À savoir

Si nécessaire, configurez une vue de liste filtrée des soldes qui affiche les enregistrements pertinents. Les soldes pertinents

• doivent se référer à la même entité commerciale,
• doivent être de type Paiement ou Prépaiement,
• ne doivent pas être liés à des factures,
• ne doivent pas être bloqués,
• doivent avoir dépassés le délai de prescription applicable dans votre pays.

Pour plus de détails sur la création d'une vue de liste personnalisée, voir Création ou clonage d'une vue de liste dans l'aide de Salesforce.

1. Ouvrir la vue de liste des soldes prévue.

   En cas d'encaissement depuis l'onglet Soldes :

   1. Ouvrir l'onglet Soldes.
   2. Sélectionner la vue de liste filtrée pour n'afficher que les enregistrements pertinents ou sélectionner les soldes de paiement que vous voulez encaisser.

   En cas d'encaissement depuis la liste relative aux soldes d'un compte :

   1. Ouvrir le compte pour lequel vous voulez encaisser les soldes de paiement.
   2. Naviguer vers la liste relative aux soldes.
   3. Cliquer sur Afficher tout.
   4. Filtrer la vue de liste ou sélectionner les soldes de paiement que vous voulez encaisser.

2. Cliquer sur Encaisser.

3. Sélectionner une date de la remise de dette.

   La date du jour est fixée par défaut.

4. Sélectionner un taux de taxe ou sélectionner Pas de calcul des taxes.

   Le montant de la remise de dette est toujours une valeur brute. Les taux de taxe affectent la génération des écritures comptables. Les taux de taxe disponibles sont issus des règles de taxe configurées. Pour plus de détails, voir Booking Write-Off Balances EN.

5. Cliquer sur Continuer.

   Cela crée des soldes de remise de dette pour les soldes de paiement sélectionnés et bloque tous les soldes correspondants.