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Gérer les chaînes de facturation

La chaîne de facturation constitue le concept clé de JustOn Billing & Invoice Management. Il s'agit de l'opération qui crée des factures ou des avoirs en fonction de vos données source configurées, voir Facturation. Celles-ci peuvent comprendre

  • les données clients et contractuelles enregistrées dans la souscription,
  • les informations sur les produits et sur les prix enregistrées dans les items de souscription,
  • les données de consommation disponibles via des transactions (voir Usage Data Billing EN),
  • les données clients et produits enregistrées dans un objet arbitraire, si correctement configurées (voir Billing Arbitrary Objects EN).
Types de chaînes de facturation

IR_sub

La chaîne de facturation d'une souscription est toujours active. Autrement dit, JustOn crée des brouillons de facture à partir de toutes les souscriptions dans le périmètre.

Pour limiter le périmètre des souscriptions sujettes à une chaîne de facturation, vous pouvez utiliser des filtres de souscription.

Les filtres de souscription se présentent sous la forme de boutons radio. S'il y a un seul filtre de souscription, il sera toujours sélectionné. S'il y a plusieurs filtres de souscription, les utilisateurs sont invités à en sélectionner un pour la chaîne de facturation.

Si vous avez besoin d'un filtre pour un cas de figure spécifique, nous vous recommandons d'en créer deux : un qui limite l'ensemble de souscriptions comme requis, et un autre qui retourne l'intégralité des souscriptions. Cela permet de continuer à sélectionner toutes les souscriptions ou le sous-ensemble filtré.

IR_usage

Pour définir quels objets et enregistrements inclure dans le détail des données de consommation, vous pouvez utiliser des filtres de transaction.

Les filtres de transaction se présentent sous la forme de cases à cocher. Les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs (ou aucun) filtre(s) de transaction.

Exécuter une chaîne de facturation sans sélectionner un filtre de transaction ignorera la chaîne de facturation transactionnelle.

IR_gen

Pour définir quels objets et enregistrements inclure dans la chaîne de facturation, vous pouvez utiliser des filtres de chaîne de facturation génériques.

Les filtres génériques se présentent sous la forme de cases à cocher. Les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs (ou aucun) filtre(s) générique(s).

Exécuter une chaîne de facturation sans sélectionner un filtre générique ignorera la chaîne de facturation générique.

Gérer les chaînes de facturation peut nécessiter les tâches suivantes :

Définir un rôle de contact pour la distribution des factures

Vous pouvez utiliser des rôles de contact pour préremplir les champs de contact et d'adresse lors de l'exécution d'une chaîne de facturation. JustOn prend en charge les rôles de contact définis à l'aide du champ personnalisé de la liste de sélection Rôle Contact JustOn sur les objets Contact ou Relation du contact du compte.

Pour la distribution de factures, JustOn prend en charge les cas de figure suivants :

  • Contact pour la facturation (Invoice Contact)
  • Contact pour la facturation par voie postale (Invoice Mailing Contact)
  • Contact pour la facturation par email (Invoice Email Contact)
  • Contact cc pour la facturation par email (Invoice Email CC Contact)
  • Contact cci pour la facturation par email (Invoice Email BCC Contact)

Définir des rôles de contact requiert que le champ Rôle Contact JustOn soit disponible sur les pages des objets Contact ou Relation du contact du compte. Pour plus de détails, voir Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN.

Pour définir un rôle de contact pour un contact ou relation du contact du compte :

  1. Ouvrir le contact concerné ou la relation du contact du compte concernée.
  2. Basculer vers l'onglet Détails.
  3. Cliquer sur à côté du champ Rôle Contact JustOn.
  4. Sélectionner le cas de figure souhaité.

  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Assurez-vous de ne pas attribuer deux ou plusieurs contacts ayant le même rôle à un compte. Dans ce cas, JustOn choisit l'un d'eux de manière aléatoire, ce qui peut avoir des effets indésirables.

À savoir

Si Rôle Contact JustOn de la relation du contact du compte et Rôle Contact JustOn du contact sont tous deux définis, le rôle défini sur la relation du contact du compte (que cette relation soit primaire ou secondaire) a la priorité sur le rôle défini sur le contact.

Pour des raisons de compatibilité, JustOn prend encore en charge les rôles de contact de comptes Salesforce Classic déjà existants. Si disponibles, ils ont la priorité générale sur les valeurs définies dans les champs Rôle Contact JustOn.

Exécuter une chaîne de facturation

Pour exécuter une chaîne de facturation :

  1. Ouvrir l'onglet Chaînes de facturation.
  2. Cliquer sur Nouveau.

  3. Renseigner les détails de configuration nécessaires.

    • Début de période / Fin de période : spécifie la période de la chaîne de facturation.
    • Date de facture : spécifie la date d'émission de toutes les factures. Si laissé vide, JustOn fixera la date lors de la finalisation de la facture.

  4. Sélectionner le filtre de chaîne de facturation requis.

    Si vous utilisez des groupes de filtres, commencez par sélectionner un groupe de filtres pour limiter le nombre de filtres disponibles.

    Pour limiter le périmètre des souscriptions faisant l'objet d'une chaîne de facturation, sélectionner un filtre de souscription.

    Les filtres de souscription se présentent sous la forme de boutons radio. S'il y a un seul filtre de souscription, il sera toujours sélectionné. S'il y a plusieurs filtres de souscription, vous êtes invité à en sélectionner un pour la chaîne de facturation.

    ir_filters
    Sélection de filtres de chaîne de facturation

  5. Cliquer sur Démarrer.

    Cela crée des brouillons de facture à partir de toutes les souscriptions actives et associées à un compte actif.

À savoir

Pour être prise en compte dans une chaîne de facturation, la date de début d'une souscription doit se situer dans la période de la chaîne de facturation. Cela vaut également pour les dates de début des items de souscription ainsi que pour la date de transaction. Si aucune date de début n'est définie, JustOn inclura la souscription dans la prochaine chaîne de facturation.

Prochaines étapes :

Éditer des factures
Finaliser des factures

Exécuter une chaîne de facturation générique

Outre la chaîne de facturation courante qui traite des souscriptions, vous pouvez exécuter une chaîne de facturation générique pour créer des factures à partir d'objets arbitraires configurés en conséquence.

À noter

Assurez-vous que la chaîne de facturation générique est activée. Pour plus de détails, voir Billing Arbitrary Objects EN.

Propager des documents associés

Durant la chaîne de facturation générique, JustOn peut relier des documents associé à des enregistrements source (parent ou enfant) avec la facture obtenue. Les documents liés sont ensuite joints à la facture au moment de sa distribution (envoi par email, etc.) et envoyés au destinataire correspondant.

Pour contrôler quel(s) document(s) sont partagés avec les destinataires de la facture, il faut cocher une case à côté de chaque document. Si requis dans votre cas, assurez-vous que les documents souhaités sont sélectionnés en conséquence.

Pour plus de détails, voir Propagating Associated Documents EN.

Tenez compte de la taille limite de l'email imposée par Salesforce lors de la sélection des pièces jointes. Si correctement configuré, la taille maximum d'un email est de 25 Mo, corps du texte, en-tête et pièces jointes compris (voir Limitations générales des e-mails dans l'aide de Salesforce). Ainsi, un email avec une pièce jointe de 25 Mo dépassera cette limite et ne sera donc pas traité.

Pour exécuter une chaîne de facturation générique :

  1. Ouvrir l'onglet Chaînes de facturation.
  2. Cliquer sur Nouveau.

  3. Renseigner les détails de configuration nécessaires.

    • Début de période / Fin de période : spécifie la période de la chaîne de facturation.
    • Date de facture : spécifie la date d'émission de toutes les factures. Si laissé vide, JustOn fixera la date lors de la finalisation de la facture.

  4. Sélectionner le filtre de chaîne de facturation requis.

    Si vous utilisez des groupes de filtres, commencez par sélectionner un groupe de filtres pour limiter le nombre de filtres disponibles.

    Pour définir quels enregistrements inclure dans la chaîne de facturation, sélectionner un ou plusieurs filtres génériques.

    Les filtres génériques se présentent sous la forme de cases à cocher. Vous pouvez sélectionner plusieurs (ou aucun) filtre(s) générique(s).

    ir_filters
    Sélection de filtres de chaîne de facturation

  5. Cliquer sur Démarrer.

    Cela crée des brouillons de factures à partir de tous les objets configurés en conséquence qui correspondent aux critères de filtre.

Prochaines étapes :

Éditer des factures
Finaliser des factures

Vérifier le résultat d'une chaîne de facturation

De nombreux cas peuvent empêcher la bonne exécution de la chaîne de facturation ou l'obtention du résultat attendu, comme des items manquants ou l'absence de facture.

Pourquoi la chaîne de facturation n'a-t-elle pas produit les factures attendues?
  • Brouillons de factures : assurez-vous qu'il n'y a pas de brouillons de factures en lien avec les mêmes items facturables.
  • Date de début / Date de fin : les dates de début et de fin des enregistrements source (souscriptions / items, opportunités, commandes / produits de commandes, contrats, etc.) doivent se situer dans la période de la chaîne de facturation.
  • Filtres : les filtres définissent quelles souscriptions, quelles opportunités ou autres objets font l'objet d'une chaîne de facturation. Assurez-vous que vos filtres sont correctement configurés en tant que paramètre personnalisé, voir Filters.
  • Modèle de facture : assurez-vous d'avoir spécifié un modèle de facture pour votre souscription, opportunité ou autre objet source. Si vous n'avez pas explicitement spécifié un modèle, assurez-vous que le modèle par défaut est disponible.
  • Autorisation sur les comptes : comme les factures générées (et les soldes liés) sont reliés à l'enregistrement de compte correspondant, l'utilisateur qui exécute la chaîne de facturation doit se voir octroyer l'autorisation de modification sur l'objet Compte.
  • Statut de la souscription : la souscription doit être définie sur Actif. Les souscriptions au statut Brouillon ne sont pas prises en compte.
  • Statut de l'item de souscription : l'item de souscription doit être défini sur Actif. Les items inactifs ne sont pas pris en compte.
  • Date de la transaction : lors de la facturation de transactions, leur date doit se situer dans la période de la chaîne de facturation.
  • Factures liées de transactions : si vous avez annulé une facture avec des transactions facturées, les transactions sont encore liées à la facture (annulée). Par conséquent, elles ne sont pas prises en compte dans la chaîne de facturation suivante. Vous devez explicitement effacer les liens vers la facture annulée à partir des transactions.
  • Items uniques : les items de souscription avec le type de facturation Unique sont facturés seulement une fois et sont désactivés lorsque la facture correspondante est finalisée.
  • Facturation d'opportunités :lors de la facturation d'opportunités, assurez-vous que des produits sont associés à l'opportunité. Les produits de l'opportunité ne doivent pas être déjà facturés (cette facture peut être au statut Brouillon ou Ouvert).

Pour une première vérification, vous pouvez utiliser la fonction Afficher Restants.

  1. Ouvrir l'onglet Chaînes de facturation.
  2. Cliquer sur le numéro de la dernière chaîne de facturation.

  3. Cliquer sur Afficher Restants.

    Cette page liste les souscriptions qui étaient dans le périmètre de la dernière chaîne de facturation mais dont les factures (brouillon) manquent. Dernière erreur indique les raisons possibles.

À savoir

Parfois, un seul enregistrement empêche de générer la facture. Pour le trouver, vous pouvez temporairement définir la taille de batch de la chaîne de facturation sur 1 (voir Batch Settings) et déterminer quel enregistrement cause l'erreur.

Revoir les brouillons de factures

Une fois la chaîne de facturation terminée, vous vérifiez si les brouillons de facture sont corrects. Si nécessaire, vous devez modifier les brouillons de facture.

Il y a deux manières de passer en revue les brouillons de factures générés :

  • via la vue détaillée de la facture
  • en utilisant l'aperçu des brouillons PDF

Pour accéder à la vue détaillée de la facture :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans l'onglet Chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.

  2. Cliquer sur le numéro de la facture à revoir.

    Cela ouvre la vue détaillée de la facture.

Pour obtenir un aperçu des brouillons PDF des factures :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Visualiser.

  2. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Visualiser.

    Cela ouvre les brouillons PDF en mode aperçu.

    Cliquer sur Suivant ou Précédent vous permet de naviguer entre les aperçus de factures.

    Cliquer sur Voir ouvre la vue détaillée de la facture actuellement prévisualisée.

Prochaines étapes :

Éditer des factures
Finaliser des factures

Exécuter à nouveau une chaîne de facturation

Si vous avez supprimé des brouillons de factures à partir d'une chaîne de facturation récente, vous pouvez restaurer les factures sur la base des souscriptions correspondantes ou des objets configurés en conséquence.

À savoir

Notez ce qui suit :

  • Vous pouvez répéter la dernière chaîne de facturation pour un jeu de données précis.

    Supposons, par exemple, que vous avez plusieurs filtres de souscription ou filtres génériques et que vous exécutez des chaînes de facturation individuelles pour des filtres sélectionnés. Cela signifie que vous pouvez toujours exécuter à nouveau la dernière chaîne de facturation exécutée pour une sélection de filtres donnée.

  • Exécuter à nouveau la chaîne de facturation applique la configuration initiale (date de début, date de fin, date de facture, filtres, etc.).

  • Lorsque vous exécutez à nouveau une chaîne de facturation avec des souscriptions dans son périmètre, vous êtes invité à sélectionner individuellement les souscriptions pour lesquelles restaurer des factures.

Pour répéter la chaîne de facturation afin de restaurer les factures manquantes :

  1. Ouvrir l'onglet Chaînes de facturation.
  2. Cliquer sur le numéro de la chaîne de facturation souhaitée.
  3. Cliquer sur Afficher Restants.
  4. Pour les souscriptions dans le périmètre de la chaîne de facturation, cocher les cases des souscriptions restantes pour lesquelles restaurer les factures.

  5. Cliquer sur Démarrer.

    Cela restaure les factures manquantes en appliquant la configuration d'origine.

Prochaines étapes :

Éditer des factures
Finaliser des factures

Créer des brouillons PDF

Vous pouvez avoir besoin de générer des fichiers PDF à partir de plusieurs factures au statut Brouillon à des fins de revue ou de test.

À noter

Assurez-vous que le bouton Créer des brouillons PDF ainsi qu'un emplacement de distribution des fichiers sont disponibles pour les documents au statut Brouillon. Voir Enabling Draft PDF Generation EN.

Pour ce faire, procéder comme suit :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Créer des brouillons PDF.

  2. Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à inclure dans la génération de brouillons PDF ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Créer des brouillons PDF.

  4. Cliquer sur Continuer pour confirmer l'opération.

    Cela crée des fichiers PDF pour tous les brouillons de factures sélectionnés. Les fichiers obtenus ne sont pas associés aux enregistrements de facture afin d'éviter toute incohérence lors de la finalisation des factures. Vous trouverez tous les fichiers générés à l'emplacement de destination pour la distribution défini pour les brouillons de factures.

    Il doit y avoir au moins un emplacement de destination pour la distribution actif marqué comme dossier Brouillons. Pour plus de détails, voir File Distribution EN.

Prochaines étapes :

Éditer des factures
Finaliser des factures