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Datenobjekte in Salesforce

Die Anwendung JustOn Connector for DATEV fügt Ihrer Salesforce-Umgebung einige neue Datenobjekte hinzu. Diese Objekte ermöglichen die Speicherung des Belegs, die Übertragung der Daten an DATEV und die Prüfung über den Verlauf der Übertragung.

Info

Die technischen Benennungen der Objekte sind englisch und entsprechen zum Teil nicht den in der Oberfläche angezeigten.

Beleg (Accounting Document)

Ein Datensatz der Klasse Accounting Document repräsentiert eine Ein- oder Ausgangsrechnung oder einen Kassenbeleg.

Die Datenstruktur ist dabei wie folgt:

Ein Beleg enthält

  • Belegdaten wie das Datum des Belegs, die Rechnungsnummer und die Währung und für Ein- und Ausgangsrechnungen auch Geschäftspartnerdaten (Name, Ort, Kundennummer und Bankdaten)
  • Anhänge am Beleg, die das Belegbild repräsentieren (siehe Belegbilder)
  • mindestens eine Belegposition

Wurde bereits eine Datenübertragung für eine oder mehrere Buchungspositionen des Belegs gemacht, ist die letzte Datenübertragung mit dem Beleg verknüpft.

Einige Felder haben dabei eine spezielle Bedeutung:

Feldname Mögliche Werte Beschreibung
Datensatztyp
  • accountsPayableLedger
  • accountsReceivableLedger
  • cashLedger
Art des Belegs (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kasse). Über den Typ werden Felder und Feldausprägungen, Validierungen und die Erzeugung der Datenstruktur für die Übertragung an DATEV bestimmt.

Der Name des Feldes ist nicht änderbar, weil es sich um einen Record Type handelt, mit dem die manuelle Anlage von Belegen typspezifisch abgebildet wird.
Accounting Job ID und Link auf Datenübertragung Verknüpfung mit der Datenübertragung, falls für eine oder mehrere Belegpositionen des Belegs bereits eine Datenübertragung angelegt wurde (damit ist keine Aussage über den Status der Datenübertragung getroffen!)
Currency Code Alle auswählbaren Werte Das Währungskürzel muss immer gesetzt sein. Wenn die Salesforce Organisation, innerhalb der Sie "JustOn Connector for DATEV" nutzen Mehrwährungsfähigkeit aktiviert hat, so muss dieses Feld denselben Wert enthalten wie der CurrencyIsoCode in Salesforce.
Document Amount Wird berechnet aus den Beträgen der Belegpositionen Gesamtsumme des Belegs
Locked true oder false Gibt an, ob der Beleg geändert werden kann oder nicht. Dieses Feld ist true wenn der Beleg aus einem Vorsystem transfveriert wurde oder manuell angelegte Belege (Achtung, nur zu Dummy-Zwecken erlaubt!) mit einer Datenübertragung verknüpft sind und gerade an DATEV übertragen werden oder erfolgreich übertragen wurden.
From Third Party true oder false Gibt an, ob der Beleg aus einem Vorsystem an JustOn Connector for DATEV transferiert wurde.
Client Kombination aus Beraternummer und Mandantennummer, verbunden mit einem Bindestrich Wenn dieser Wert gesetzt ist, dann wird der Beleg nur dann an DATEV übertragen, wenn der Wert mit der Kombination aus Beraternummer und Mandantennummer der Datenübertragung übereinstimmt.

Die Anhänge am Beleg repräsentieren das Belegbild. Sie werden mit der ersten Belegposition des Belegs an DATEV übertragen. Für die Übertragung an DATEV sollten Anhänge nicht größer als 4 MB sein und bestimmten Datentypen entsprechen (siehe Belegbilder).

Es gibt zahlreiche Validierungsregeln für Belege (Accounting Documents). Diese stellen sicher, dass die Daten den Anforderungen der DATEV an die Datenübertragung entsprechen.

Info

Eine Übersicht über alle Felder am Beleg finden Sie in der Objektreferenz für das Objekt Accounting Document.

Belegposition (Accounting Document Item)

Ein Beleg hat mindestens eine, kann aber auch mehrere Belegpositionen haben. Diese werden in verschiedenen Belegpositionen abgebildet.

Belegpositionen (Accounting Document Items) werden über einen Beleg gruppiert. Alle Belegpositionen eines Belegs müssen deshalb vom selben Typ (Beleg-Art) sein. Jede Belegposition muss genau einem Beleg und kann genau einer Datenübertragung zugeordnet sein.

Hat ein Beleg Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsdaten, die zu verschiedenen Buchungsmonaten gehören, können die Belegpositionen nur in mehreren Datenübertragungen übertragen werden - jeweils eine pro Buchungsmonat.

Einige Felder haben eine spezielle Bedeutung:

Feldname Mögliche Werte Beschreibung
Accounting Document ID und Link auf Beleg Der Beleg, zu dem die Belegposition gehört
Accounting Job ID und Link auf Datenübertragung Verknüpfung mit der Datenübertragung, falls für die Belegposition bereits eine Datenübertragung angelegt wurde (damit ist keine Aussage über den Status der Datenübertragung getroffen!)
Datensatztyp
  • accountsPayableLedger
  • accountsReceivableLedger
  • cashLedger
Art des Belegs (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kasse). Über den Typ werden Felder und Feldausprägungen, Validierungen und die Erzeugung der Datenstruktur für die Übertragung an DATEV bestimmt.
Dieses Feld wird aus dem Beleg übernommen.
Accounting Period Datum vom Typ YYYY-mm Monat, in dem die Belegposition gebucht werden soll
Accounting Year Datum vom Typ YYYY Das Wirtschaftsjahr, in dem die Belegposition gebucht werden soll
Belegdatum Datum vom Typ dd.mm.YYYY Belegdatum des Belegs
Dieses Feld wird aus dem Beleg übernommen.
Date Datum vom Typ dd.mm.YYYY Datum zu dem die Belegposition angelegt wurde
Buchungsdatum Datum vom Typ dd.mm.YYYY Buchungsdatum der Belegposition

Hinweis

Wird ein Beleg (Accounting Document) gelöscht, werden auch alle zugehörigen Belegpositionen (Accounting Document Items) gelöscht. Eine Belegposition kann nicht auf einen anderen Beleg umgeschlüsselt werden.

Viele Felder des Belegs gelten auch für die zugeordneten Belegpositionen. Damit sie nicht mehrfach angegeben werden müssen, sind sie dem Beleg zugeordnet.

Es gibt zahlreiche Validierungsregeln für Belegpositionen (Accounting Document Items). Diese stellen sicher, dass die Daten den Anforderungen der DATEV an die Datenübertragung entsprechen.

Info

Eine Übersicht über alle Felder an der Belegposition finden Sie in der Objektreferenz für das Objekt Accounting Document Item.

Datenübertragung (Data Transfer)

Data Transfer ist die Klasse für die Datenübertragung an DATEV.

Einige Felder haben eine spezielle Bedeutung:

Feldname Mögliche Werte Beschreibung
ID der Datenübertragung Technische ID Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Gibt die technische ID der Übertragunng im DATEV-Rechenzentrum an.
Name des Rechnungsordners / Kassenname TEXT(255) Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Gibt den Namen des Ordners / der Kasse aus Unternehmen online an, an den die Belegpositionen übertragen wurden.
Beraternummer 4-7 stellige Zahl Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Nummer Ihres Steuerberaters
Mandantennummer 1-5 stellige Zahl Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Ihre Mandantennummer
Unternehmensname TEXT Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Der Name Ihres Unternehmens so wie er in DATEV Unternehmen online hinterlegt ist
Salesforce Status
  • Neu
  • In Vorbereitung
  • Vorbereitet zur Übertragung
  • In Übertragung
  • Transferiert
Der Status der Datenübertragung in Salesforce.
DATEV Status
  • Status offen
  • In Arbeit
  • Fertig
  • Abgebrochen
  • Zu Prüfen
  • Erfolgreich storniert
  • Storniert mit Fehler
  • Unknown
Gibt den Status der Datenübertragung bei DATEV an. Der Status kann nur manuell vom Nutzer über den Button "Status aktualisieren" aktualisiert werden. Daten+bertragungen können nur vom Nutzer gelöscht werden, wenn sie im Status "Open" sind.
Belegposition ID und Link auf Accounting Detail Verknüpfung mit den der Datenübertragung zugeordneten Belegpositionen.

Um eine Daten an DATEV zu übertragen, muss sich ein Salesforce-Nutzer über "JustOn Connector for DATEV" aktiv bei DATEV einloggen und Zugriff von "JustOn Connector for DATEV" auf DATEV freigeben.

Weil diese Authentifizierung nötig und nur über die Oberfläche möglich ist, können Sie Datenübertragungen nur über die Salesforce-Benutzeroberfläche tätigen. Es ist nur möglich, Belege über eine API-Schnittstelle zu übertragen, es ist aber nicht möglich, Datenübertragungen über eine API-Schnittstelle anzulegen.

Jede Datenübertragung hat Belegpositionen und Anhänge assoziiert. Die Belegpositionen sind Referenzen auf die Objekte, die auch über Belege aufrufbar sind. Die Anhänge sind Kopien der Belegbilder aus Belegen und Metadaten (XML-Files) der Belege, so wie sie an DATEV übertragen wurden.

Haben Sie Belege gelöscht, die Belegpositionen enthielten, die zu dieser Datenübertragung zugeordnet sind (nur möglich, wenn die Datenübertragung auf DATEV-Seite abgeschlossen ist oder im Salesforce-Status neu, also vor dem Start einer Übertragung), so können Sie in der XML-Datei im Anhang weiterhin sehen, welche Belegpositionen an DATEV übertragen wurden.

Info

Eine Übersicht über alle Felder an der Datenübertragung finden Sie in der Objektreferenz für das Objekt Data Transfer.